對于日理萬(wàn)機的CEO而言，「時(shí)間」可說(shuō)是稀有財，年薪動(dòng)輒千萬(wàn)的他們，若仔細計算，時(shí)間成本往往高得嚇人。

所以，如何「把時(shí)間花在刀口上」，是他們管理時(shí)間的不二法則。

到底這些大忙人有哪些獨門(mén)的撇步，不僅讓自己忙中有序，還能愈忙愈有效率？且聽(tīng)3位隱身幕后的超級秘書(shū)，分享CEO的時(shí)間管理術(shù)。

◎搞懂一星期的「個(gè)性學(xué)」

日本知名經(jīng)濟評論家中島孝志在《1周必勝術(shù)》一書(shū)中提出，一星期7天，每天都有不同的「個(gè)性」，無(wú)論是企劃、開(kāi)會(huì )出差、拓展人脈，在對的時(shí)候，做對的事，常常會(huì )收事半功倍的效果。

以自己老板一星期的行程規劃為例，星期一是一周的核心，CEO通常會(huì )安排與中高階干部的例行會(huì )議，審視上一周的營(yíng)業(yè)數字，找出問(wèn)題關(guān)鍵，并提出即時(shí)的改進(jìn)方案。

有了星期一對公司上下通盤(pán)的了解，補足各項信息與思索對策。準備充分，進(jìn)入戰斗狀態(tài)的隔天，也就是星期二，便是CEO向大老板報告的最好時(shí)機。

為講求精準與效率，星期一與星期三通常會(huì )安排重大決策的會(huì )議。有別于以自己老板的作法，精創(chuàng )會(huì )將星期二刻意空出來(lái)不開(kāi)會(huì )，藉這個(gè)空檔，讓與會(huì )者快速執行星期一的會(huì )議結論，并在星期三呈現補強或規劃的結果?！赣捎谥芤慌c周三會(huì )議的重要，相關(guān)主管星期四、五就會(huì )開(kāi)始準備星期一的會(huì )議資料，讓總經(jīng)理先看過(guò)，節省會(huì )議上描述細節的時(shí)間，并及早找出錯誤，」。

◎安排餐敘有學(xué)問(wèn)

利用餐敘作內部與外部的溝通聯(lián)誼，也有星期個(gè)性之分。

以自己老板為例，會(huì )以星期三為界，由于前三天公務(wù)繁忙，時(shí)間成本較高，交際以中午時(shí)間為主，對象為重要但非核心的中低階主管，在這輕松的一個(gè)半小時(shí)間，很快就能掌握第一線(xiàn)執行的狀況，也能適時(shí)給予鼓勵。

選擇中午時(shí)間溝通的好處在于，用餐的閑聊可以降低開(kāi)會(huì )的嚴肅氣氛，加上下午還要上班，有了自然的時(shí)間限制，以簡(jiǎn)餐的方式不用安排飲酒，時(shí)間運用十分經(jīng)濟。

星期四、五兩天，以經(jīng)營(yíng)長(cháng)遠的人際關(guān)系為考量，會(huì )以晚餐安排為主。

與午餐的速戰速決，晚餐時(shí)間足足多一倍，大約是3個(gè)小時(shí)，餐點(diǎn)中會(huì )搭配酒類(lèi)，時(shí)間成本較高，重點(diǎn)會(huì )擺在「搏感情」，無(wú)論是重要合同的簽訂，核心干部的感情聯(lián)系，還是答謝長(cháng)期合作的供應商，這種軟性的交誼，往往能強化平日的默契與互動(dòng)關(guān)系。

別被出差細節影響時(shí)間

CEO們國外出差機會(huì )多，路途一長(cháng)，大小狀況在所避免，為了讓會(huì )議或參訪(fǎng)時(shí)程不受耽誤，事前的預防與臨時(shí)應變的能力不可少。

別小看機票與證照在關(guān)鍵時(shí)刻可能造成的耽誤。

以機票而言，若買(mǎi)的是優(yōu)惠的機票，來(lái)回日期得依規定，毫無(wú)彈性，若行程得更改，臨時(shí)要從成都到上海，光是處理機票就會(huì )耗上許多時(shí)間，十分不劃算。

另外，還得留意如護照、證件等關(guān)鍵證件的有效日期，否則急著(zhù)要出國，卻為這些小事被擋于機場(chǎng)通關(guān)大門(mén)，意外打亂規劃好的諸多大事，延誤了龐大的商機。

為了讓這些「空中飛人」們有好的表現，提早于前晚到達，隔天開(kāi)會(huì )是最好的安排，因為空出一晚，除了做旅途勞頓與時(shí)差調整，還能簡(jiǎn)單的與相關(guān)人員會(huì )談交誼，或在當地收集重要市場(chǎng)信息，補強簡(jiǎn)報資料?！讣词巩斕焱?，都要將到達會(huì )議場(chǎng)地時(shí)間提前兩個(gè)小時(shí)，以免路途中的交通狀況影響會(huì )議進(jìn)行，」。

◎閱讀省時(shí)妙招

整天被電話(huà)、會(huì )議、公文、應酬追著(zhù)跑的CEO，能從忙碌中找出私人的閱讀時(shí)間，變得非常奢侈。

只要目標消費群感興趣的信息，對未來(lái)發(fā)展事業(yè)有幫助的都來(lái)者不拒。

不但利用零碎時(shí)間，為讓閱讀更有效率，會(huì )先從目錄、內文標題、前言以及關(guān)鍵章節的內容當中，抓住整本書(shū)核心概念，以吸收到一本書(shū)的菁華。

若在車(chē)上或飛機上看的是雜志，會(huì )把有興趣、且日后用得到的信息整頁(yè)撕下來(lái)，回來(lái)后歸檔，變成一個(gè)專(zhuān)屬自己的創(chuàng )意資料庫。

即時(shí)通也是時(shí)間幫手

在許多CEO眼中被視為時(shí)間殺手的MSN，對于一些善用科技的CEO，卻搖身一變成為時(shí)間管理的好工具。

若老板參與一場(chǎng)會(huì )議，其中無(wú)需簡(jiǎn)報且非主持人，他就會(huì )將MSN打開(kāi)，利用空檔時(shí)間，與秘書(shū)以文字交談，確認行程與交辦一些重要事項。

MSN的好處是可以知道對方的狀況，譬如現在掛著(zhù)的是「忙碌」、「外出」還是「脫機」。

若掛著(zhù)的是「外出」，就知道不在辦公室，若要交代事情，就可以直接撥手機，省掉傳話(huà)、留言這些等待對方回話(huà)的時(shí)間。

另外，若CEO出國碰到電話(huà)接收不便的地區，或沒(méi)有隨時(shí)收e-mail的習慣，就可以利用MSN「脫機信息」的功能，當有緊急事情需要溝通，一打開(kāi)電腦就會(huì )跳出來(lái)，雖然不是在第一時(shí)間，但起碼能保證這些大忙人能看得到，以減輕一些延誤可能造成的后果。

從以上CEO和秘書(shū)們利用時(shí)間的妙招，或許可以啟發(fā)你對時(shí)間運用的省思，幫自己找到一些善待時(shí)間的方法，讓生活的品質(zhì)變好，激發(fā)更多的能量！