劉楠楠老師簡(jiǎn)介
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上海激卿企業(yè)管理咨詢(xún)有限公司創(chuàng )辦人、上海起商務(wù)咨詢(xún)服務(wù)有限公司總經(jīng)理，國際職業(yè)訓練協(xié)會(huì )（IPTA） 導師、著(zhù)名TTT國際職業(yè)培訓師實(shí)戰派專(zhuān)家、實(shí)戰派銷(xiāo)售培訓專(zhuān)家，擅長(cháng)于電話(huà)行銷(xiāo)、情緒管理、心靈激勵、口才教練，是NLP終身學(xué)習者和實(shí)踐者、NAC實(shí)戰應用者。 曾先后服務(wù)于： 平安保險集團新渠道，..
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讓一天不止24小時(shí)的20種方法
時(shí)間：2016-12-20 作者：劉楠楠
現代管理大師彼德。德魯克有這樣一句名言：“時(shí)間是最高貴而有限的資源，不能管理時(shí)間，便什么都不能管理。”英國博物學(xué)家赫胥黎說(shuō)得更形象：“時(shí)間是最不偏私的，給任何人都是24小時(shí)，同時(shí)時(shí)間是最偏私的，給任何人都不是24小時(shí)。” 當代成功人士的一個(gè)共同的特點(diǎn)就是，他們都是時(shí)間管理的高手。
我們無(wú)法使時(shí)間停留、倒流，但我們可以控制時(shí)間的“流向”，這就是通過(guò)有效的時(shí)間管理，讓時(shí)光流向有意義的地方。
從第一代的時(shí)間管理理論“著(zhù)重利用便條與備忘錄，在忙碌中調配時(shí)間與精力”，發(fā)展到了現在，第四代時(shí)間管理理論已從整個(gè)個(gè)人管理的角度來(lái)看待時(shí)間管理問(wèn)題，而個(gè)人管理的實(shí)質(zhì)就是生命管理。因此，在正式介紹時(shí)間管理的具體方法之前，我們先同大家一起做個(gè)游戲，來(lái)加深你對這個(gè)觀(guān)點(diǎn)的理解，這將有助于你提高對時(shí)間管理的重要性和緊迫性的認識。
這是引自中國臺灣地區的一個(gè)十分經(jīng)典的培訓游戲，只有你親自去做，才能夠有更加深刻的體會(huì )。
培訓游戲的引入：
假如現在你個(gè)人的生命處于0~100歲之間，接下來(lái)我們來(lái)玩一個(gè)游戲。
請準備一張長(cháng)條紙用筆將它劃成10份（中間部分剛好每?jì)闪幸环荽砩械?0年， 分別寫(xiě)上10、20等，最左邊的空余部分寫(xiě)上“生”字，最右邊的空余部分寫(xiě)上“死”字）。
下面我給大家出幾個(gè)問(wèn)題，請大家按我提的要求去做：
第一個(gè)問(wèn)題：請問(wèn)你現在幾歲？（把相應的部分從前面撕掉）
過(guò)去的生命是再也回不來(lái)了！請撕徹底撕干凈！
第二個(gè)問(wèn)題：請問(wèn)你想活到幾歲？（如果不想活到100歲的話(huà)就從后面把那部分撕掉）
第三個(gè)問(wèn)題：請問(wèn)你想幾歲退休？（請把相應的退休以后的部分從后面撕下來(lái)，不用撕碎，放在桌子上）
就剩這么長(cháng)了，這是你可以用來(lái)工作的時(shí)間。
第四個(gè)問(wèn)題：請問(wèn)一天24小時(shí)你會(huì )如何分配？
一般人通常是(下一頁(yè))
睡覺(jué)8小時(shí)（有人還不止呢?。┱剂?/3.吃飯、休息、聊天、摸魚(yú)、看電視、游玩等又占了1/3.其實(shí)真正可以工作有生產(chǎn)力約8小時(shí)，只剩1/3.
所以請將剩下來(lái)的折成三等份。并把2/3撕下來(lái)，并放在桌子上。
第五個(gè)問(wèn)題：比比看。
請用左手拿起剩下的1/3，用右手把退休那一段和剛才撕下的2/3加在一起，并請思考一下您要用左手的1/3工作賺錢(qián)，提供自己另外2/3的吃喝玩樂(lè )及退休后的生活。
第六個(gè)問(wèn)題：想一想。
你要賺多少錢(qián)、存多少錢(qián)才能養活自己上述的日子，這還不包括給父母、子女、配偶的哦！
第七個(gè)問(wèn)題：請問(wèn)你現在有何感想？
第八個(gè)問(wèn)題：請問(wèn)你會(huì )如何看待你的未來(lái)？
這個(gè)游戲，你按要求做完了嗎？你有什么感想？上海的一次高級營(yíng)銷(xiāo)培訓課堂上，一位50多歲重新開(kāi)始創(chuàng )業(yè)的老太太做完這個(gè)游戲，當場(chǎng)就“哇”的一聲大哭了起來(lái)！
你珍惜生命嗎？你想在有生之年有所作為嗎？生命是由分分秒秒的時(shí)間所組成，時(shí)間管理的實(shí)質(zhì)就是生命管理。拿起一只筆和幾張紙隨我一起開(kāi)始吧。
進(jìn)行時(shí)間管理的五個(gè)步驟：
一、列清單（越詳細越具體越好，近期或者下周前后要辦的所有事情。）
1 、2 、3 、4…… 按條列出至少14 條（不夠就湊夠，如果每天兩件事都沒(méi)有，那你的時(shí)間都跑哪里去了？）
與你的“生涯規劃第一步”的內容相比較，看看清單里有哪些與里面的內容相關(guān)？（有關(guān)的在事件序號前面標注A；沒(méi)有有關(guān)的現在就補充幾條，并在前面標上N，要真實(shí)。所有這些標注的符號都是為了讓你自己更深入的了解你過(guò)去的時(shí)間管理的優(yōu)點(diǎn)和不足。）
二、排順序
1.本周核心事務(wù)：從上面的清單里選出你認為應該是本周最重要的三件事（以?xún)龋?/div>
如何衡量？就是等下周結束以后，別人問(wèn)你過(guò)去的一周都做了哪些事情，你馬上能高興的說(shuō)出三件來(lái)。（看看清單上覺(jué)得還沒(méi)有稱(chēng)得上衡(下一頁(yè))
量標準里面的事情，那就加上。沒(méi)有有關(guān)的現在就補充幾條，并在前面標上H，要真實(shí)）。
2.將清單上的事件按緊急程度排序（在后面標上1、2、3……）。
3.將清單上的事件按重要程度排序（在最后面標上1、2、3……）。
三、理論掌握：時(shí)間管理四分圖
若把你每天睡眠以外的時(shí)間用以下的4種性質(zhì)分開(kāi)，每種占多大的百分比？
1.重要而急
很多人每天的生活都在極度忙碌之中，每件事都是重要而急的。若這欄長(cháng)期地占全部時(shí)間的50%或以上，我們的生理和心理健康都會(huì )受到不良影響，與別人的關(guān)系和人生其他的重要方面都會(huì )因此而變壞。
2.重要而不急
經(jīng)常告訴自己應該去做（或多做），而總是沒(méi)有實(shí)行的事情便入此欄。這欄亦往往是真正把自己人生推進(jìn)往上的事情，例如足夠睡眠、與家人旅行、學(xué)習、運動(dòng)、研究工作等。這欄亦是最容易被忽略的一欄。
3.不重要而急
這欄的事情是為別人而做的，例如接聽(tīng)手機、約好去一些無(wú)關(guān)緊要的約會(huì )等。若這欄的事情太多，我們會(huì )埋怨自己太被人擺布了，或者處于被動(dòng)和無(wú)奈的狀況下。
4.不重要亦不急
這欄的事情，在人生中常常是可有可無(wú)的事。但是如果一件這樣的事長(cháng)期在心里涌出，它可能是重要的事而未曾被自己注意。
沒(méi)有“正確”的比例，一般來(lái)說(shuō)：
1 欄最好低于50%
2 欄最好維持在20%或以上
3 欄應慢慢地減低
4 欄亦應該降低
1欄事情往往不能馬上被減少。最好的做法是把從3及4欄省下的時(shí)間用在2欄事情上。慢慢地，1欄的比例便會(huì )漸漸降低。
偏重各類(lèi)事務(wù)的結果：
偏重第一類(lèi)事務(wù)的結果：壓力、精疲力竭、危機處理、忙于收拾殘局。
表中，第一類(lèi)事務(wù)既急迫又重要，人生在世，無(wú)法避免。危機處理專(zhuān)家或有截稿壓力的文字工作者，更是經(jīng)常與之為伍。如果只專(zhuān)注(下一頁(yè))
于這類(lèi)活動(dòng)，終有被問(wèn)題淹沒(méi)的一天。他們惟一的逃避之道，便是做些無(wú)關(guān)緊要的活動(dòng)（第4類(lèi)），至于急迫而不重要或重要而不緊迫的事便被拋諸腦后。
偏重第三類(lèi)事務(wù)的結果：短視近利、危機處理、被視為巧言令色、輕視目標與計劃、缺乏自制力、怪罪他人、人際關(guān)系浮泛甚至破裂。
也有人把大部分時(shí)間，浪費在急迫但不重要（第三類(lèi)）的事務(wù)上，誤以為越急迫就越重要。其實(shí)，急迫之事往往對別人而非對自己很重要。
偏重第三、四類(lèi)事務(wù)的結果：全無(wú)責任感、工作不保、依賴(lài)他人或社會(huì )機構維生。
只重視第三、四類(lèi)事務(wù)的人，擁有的并非有意義、負責任的人生。懂得舍棄這兩類(lèi)無(wú)關(guān)緊要之事，對第一類(lèi)要務(wù)也盡量節制，以投注更多時(shí)間于重要但眼前尚不急迫之事（第二類(lèi)），才是個(gè)人管理之論。
偏重第二類(lèi)事務(wù)的結果：有遠見(jiàn)、有理想、平衡、守紀律、自制、少有危機。
第二類(lèi)事務(wù)包括建立人際關(guān)系、撰寫(xiě)使命宣言、規劃長(cháng)期目標、防患于未然等等。人人都知道這些事很重要，卻因尚未迫在眉睫，反而避重就輕。
相反地，真正有效率的人，是急所當急、不輕易放過(guò)機會(huì )并防患于未然的。盡管也會(huì )有燃眉之急，但總設法降至最低。
因此我們在進(jìn)行時(shí)間安排時(shí)，應權衡各種事情的優(yōu)先順序，要學(xué)會(huì )“彈鋼琴”。對工作要有前瞻能力，防患于未然，如果總是在忙于救火，那將使我們的工作永遠處于被動(dòng)之中。
四、列日程表
將目前清單上的事往下表里面排（假如是6月7日至13日這一周）
?。ㄓ袥](méi)有暫時(shí)做不了，或現在覺(jué)得沒(méi)必要做的項目？有的話(huà)在前面分別標上“？”“X”）
五、提煉
提煉出1~3句話(huà)（或詞）作為指導思想寫(xiě)在最醒目的地方——這幾句話(huà)是你下周或最近最需要的，或最想改善的。如：挑戰自我，發(fā)揮潛能。
請注意：
一定要將這個(gè)日程表貼在墻上，或放在手邊；
要經(jīng)常能看見(jiàn)，在每天開(kāi)始的時(shí)候和不知道自己該做什么的時(shí)候看一看；
在每晚進(jìn)行反??；
根據情況進(jìn)行適當調整；
連續觀(guān)察和總結幾周你所做的日程表及實(shí)施結果，從中摸索出一套適合自己的、簡(jiǎn)單有效的時(shí)間管理和日程安排方法。
讓一天不止24小時(shí)
下面總結了20個(gè)節省時(shí)間的具體方法，請根據你的需要選用它們：
1.對目標、任務(wù)、會(huì )議等事件分別按優(yōu)先級進(jìn)行排序；
2.從優(yōu)先級最高的事物著(zhù)手；
3.和拖延做斗爭，如果事情重要，從現在開(kāi)始做；
4.把大的、艱難的任務(wù)細分為小的、容易的部分；
5.為自己創(chuàng )造一小時(shí)的寧靜，哪怕這需要很強的意志力，或者有時(shí)不起作用；
6.找到一個(gè)隱蔽的地方，如圖書(shū)館或空閑的辦公室；
7.當你有重要的事情要處理時(shí)，學(xué)會(huì )對別人說(shuō)“不”；
8.學(xué)會(huì )委派別人做事；
9.歸納相似的事情，把它們放在一起處理；
10.減少例行事務(wù)：它們不值得花費過(guò)多時(shí)間?？s短低價(jià)值的事件。拋開(kāi)沒(méi)有價(jià)值的信件和文書(shū)工作
。委派別人完成、減少或推遲優(yōu)先級很低的任務(wù)；
11.避免完美主義。記住80/20 定律；
12.避免做出過(guò)多許諾。對你在有限時(shí)間內能完成的工作持現實(shí)態(tài)度；
13.不要把時(shí)間表排得滿(mǎn)滿(mǎn)的，為自己留下一定機動(dòng)時(shí)間應付突發(fā)事件；
14. 設置時(shí)間限制。例如，做某些決定時(shí)，不應超過(guò)3 分鐘；
15.聚精會(huì )神地做手頭的事情；
16.處理重要事情時(shí)，使用大塊的時(shí)間；
17.迅速處理困難的事情，等待和拖延不會(huì )使它們變容易；
18.文書(shū)工作爭取只處理一次；
19.在行動(dòng)以前，徹底地思索整件工作；
20.第一次就做好。 |
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