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現任合谷管理咨詢(xún)(北京)有限公司董事總經(jīng)理 具有13年市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗,8年企業(yè)培訓咨詢(xún)專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗,先后創(chuàng )業(yè)3次,是一名連環(huán)創(chuàng )業(yè)者。她既有作為一名企業(yè)管理咨詢(xún)顧問(wèn)服務(wù)Intel、三星、美的、伊利、中糧、華為的專(zhuān)業(yè)實(shí)力,又有作為草根創(chuàng )業(yè)者操作產(chǎn)品上市、品牌推廣、渠道建設、銷(xiāo)售團隊組建的親身經(jīng)歷..
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如何讓員工愛(ài)上OA?而不是把十幾萬(wàn)幾十萬(wàn)的系統當成擺設,是很多老總頭疼的問(wèn)題。 合谷管理咨詢(xún)公司作為OA行業(yè)的資深咨詢(xún)機構,對這一問(wèn)題有深入研究,歸納了以下幾點(diǎn)。
第一:首先要讓員工明確地知道OA系統是公司最高層非常重視的項目
“一把手工程”,讓員工不得不愛(ài)上OA!
員工只做領(lǐng)導要檢查的事。所以OA系統一定要讓員工知道,這是公司的“一把手工程”,公司最高領(lǐng)導一定要在非常嚴肅的會(huì )議上強調對該系統的重視程度。 如果項目沒(méi)有領(lǐng)導來(lái)牽頭,沒(méi)有領(lǐng)導來(lái)應用,那么整個(gè)系統推廣起來(lái)便缺乏力度,推廣也變得難了起來(lái)。 最高層領(lǐng)導一定要首先運用OA來(lái)處理公務(wù)。例如,必須通過(guò)OA提交的報銷(xiāo)流程上,領(lǐng)導才簽字。必須是以OA上的考勤記錄來(lái)計算員工的薪酬。想要獲得老板的資源傾斜,必須通過(guò)OA進(jìn)行申請。想要漲工資,好,讓我們先看看OA系統中對你的工作是如何記錄的等等。
部門(mén)中層領(lǐng)導的管理利器,讓員工不得不愛(ài)上OA!
因高層領(lǐng)導只管戰略,與普通員工接觸較少。在業(yè)務(wù)層面與基層員工頻繁接觸的是廣大的部門(mén)中層領(lǐng)導。因此,需要重點(diǎn)對中層領(lǐng)導層進(jìn)行應用培訓,讓他們學(xué)會(huì )自己最關(guān)心的\最迫切的應用。 例如,銷(xiāo)售管理部門(mén),員工的客戶(hù)拜訪(fǎng)表格要設計得實(shí)用一些,不僅要方便領(lǐng)導查看,還要方便統計。沒(méi)有OA系統之前,銷(xiāo)售部門(mén)經(jīng)理如果想要知道銷(xiāo)售人員的業(yè)績(jì)情況,需要銷(xiāo)售助理進(jìn)行統計后才能知道。有了OA系統,只要增加一筆單子,統計結果就會(huì )自動(dòng)地更新,真正實(shí)現了實(shí)時(shí)了解市場(chǎng)銷(xiāo)售情況,讓銷(xiāo)售部門(mén)經(jīng)理的決策更加地迅速。手下銷(xiāo)售人員之間的客戶(hù)歸屬問(wèn)題,是銷(xiāo)售部門(mén)經(jīng)理頭疼的一個(gè)問(wèn)題,通過(guò)在OA協(xié)同系統對客戶(hù)名稱(chēng)進(jìn)行唯一性認證,這樣就可以在員工確定客戶(hù)的歸屬問(wèn)題的源頭上解決了爭端。銷(xiāo)售員突然離職,很多客戶(hù)資料沒(méi)有交接,或者交接地不詳細,造成了很多客戶(hù)資料的流失,新的銷(xiāo)售員接手工作,往往還得重新開(kāi)拓一遍客戶(hù),費時(shí)費力。有了協(xié)同系統,就可以把每一次與客戶(hù)的溝通記錄詳細地記錄下來(lái),保持客戶(hù)資料的完整性。不用銷(xiāo)售員交接什么,客戶(hù)就完美地被繼承了下來(lái)。銷(xiāo)售經(jīng)理怎能不愛(ài)上OA!銷(xiāo)售經(jīng)理這么喜歡OA給他工作帶來(lái)的便利,就會(huì )更加賣(mài)力地讓手下的銷(xiāo)售員使用OA。
第二:讓員工意識到OA對他們自己的工作及升遷很有幫助
報銷(xiāo)速度加快,讓員工愛(ài)上OA!
“我在外面出差,等我回來(lái)再批吧!”出差的領(lǐng)導常常對下屬這么說(shuō)。對于需要緊急處理的事項,這句話(huà)無(wú)異于噩耗! 有的員工出差需要資金,可領(lǐng)導出差遲遲不歸,沒(méi)有得到審批,就拿不到公司的預支資金。出差日期到了,員工只能自掏腰包墊付。出差頻繁的員工,往往一個(gè)人一個(gè)月就給墊付幾千元,差不多等于一個(gè)月工資了。 有了OA協(xié)同辦公系統,各級領(lǐng)導、員工都可以隨時(shí)隨地訪(fǎng)問(wèn)協(xié)同辦公系統。這樣,領(lǐng)導就可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)處理辦公業(yè)務(wù),提高了事務(wù)處理的效率;同時(shí)支持對領(lǐng)導批示意見(jiàn)的原始筆跡保留,滿(mǎn)足公司管理的特殊要求。尤其是致遠A8協(xié)同辦公系統,率先支持移動(dòng)通訊設備,例如ipad、iphone及其他智能手機設備,讓領(lǐng)導可以隨時(shí)隨地地審批事項、處理公務(wù)。員工的報銷(xiāo)及請示,不必再漫長(cháng)地等待。 領(lǐng)導出差,不再是不批預支資金的借口,員工再也不必自行墊付這么高的資金,他怎么不能不愛(ài)上OA?
重要事項不忘記,讓員工愛(ài)上OA!
“不好意思,這幾天太忙,把這事給忙忘記了!”在日常工作中,這是我們經(jīng)常聽(tīng)到的一句話(huà)。不論是真的忙忘記了,還是給自己找一個(gè)借口,這都說(shuō)明需要及時(shí)主動(dòng)地提醒員工需要處理的事項。 有了協(xié)同辦公系統,想忘記什么事情都很難。合谷咨詢(xún)總經(jīng)理儲盈介紹說(shuō),致遠OA借助手機短信、即時(shí)通訊工具提醒、郵件等手段,可以把工作任務(wù)的主動(dòng)推送到當事人的手機或電腦屏幕上,還可以設置定時(shí)提醒功能,有效地降低了當事人忘記事情的概率,大大提升了業(yè)務(wù)處理的效率。由于有了即時(shí)提醒功能,各個(gè)層級的領(lǐng)導可以及時(shí)知道需要自己審批的文件,公司審批文件能夠做到即時(shí)地上傳下達,也增強了內部的反應速度。 有了致遠OA,我把領(lǐng)導給下的每一個(gè)命令都做了協(xié)同處理,增加了提醒功能,再也沒(méi)有因為忘記什么事情,被領(lǐng)導批評了!因為做事仔細,馬上就要升職了喔!我怎么能不愛(ài)上OA?
第三:積極的獎勵及懲罰方案
制度上配合,讓員工愛(ài)上OA! 信息化部門(mén)與管理部門(mén)(尤其是辦公室部門(mén))密切配合,制定相關(guān)規章制度,明文要求一些公告、文件、政務(wù)必須從協(xié)同辦公管理平臺上進(jìn)行流轉,同時(shí)切斷原有的、傳統的紙質(zhì)信息流轉方式。 例如,考勤管理,必須通過(guò)OA協(xié)同協(xié)同打卡。報銷(xiāo)流程,公司不再提供紙質(zhì)的報銷(xiāo)單據,而是通過(guò)致遠OA系統進(jìn)行在線(xiàn)申報,領(lǐng)導進(jìn)行在線(xiàn)審批,出納只根據OA系統上的領(lǐng)導批復進(jìn)行報銷(xiāo)。請假單也不再提供紙質(zhì)單據,必須在OA系統上進(jìn)行申報。 另外,要設置新的制度條款,讓員工勤快地使用OA。例如,致遠公司內部有一個(gè)條款,每天待處理協(xié)調事項不得超過(guò)20項。超過(guò)了,會(huì )得到一定的處罰。
利用其它策略造勢、形成“圍勢”,“迫使”員工愛(ài)上OA! 合谷管理曾經(jīng)實(shí)行過(guò)這樣一個(gè)策略:不定期在OA系統上做員工調查,但事先并不會(huì )在線(xiàn)下的任何場(chǎng)合提起這件事,只在OA系統上發(fā)布,且每次調查只持續一天的時(shí)間。參與調查的員工可以獲得抽獎的獎品。第一次,抽到獎的員工特別的高興,而沒(méi)有抽到獎的員工則很郁悶:為什么我當天沒(méi)有上OA看看? 第二次,抽到獎的員工特別的高興,而沒(méi)有抽到獎的員工則很郁悶:為什么我不能天天上OA看看?第三次,全體員工都參與了調查。 在員工進(jìn)門(mén)的顯著(zhù)位置張貼“你今天OA了嗎?”墻上公告欄里也隨時(shí)張貼著(zhù)“OA使用冠軍表”,提醒員工參與OA使用是可以獲得獎品的。部門(mén)級公司級各級大會(huì )上也要時(shí)刻地表示,某項工作已經(jīng)在OA上進(jìn)行了詳細的布置,大家去詳細了解一下,等等。 通過(guò)這樣一下策略,讓員工從“被動(dòng)”到“主動(dòng)”,成為一種工作習慣。
OA協(xié)同系統的使用是企業(yè)信息化建設的一個(gè)重要組成項目,是有計劃、有步驟地實(shí)施的,不可能一蹴而就。OA使用的好不好,對企業(yè)的經(jīng)營(yíng)有沒(méi)有切實(shí)的幫助,不僅僅是信息化部門(mén)的事情,而是每一個(gè)職能部門(mén),每一位員工的事情。本文中僅僅寫(xiě)到了一些簡(jiǎn)單的處理方法,更多的好辦法還得從實(shí)踐中得來(lái)! |
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