如何讓員工愛(ài)上OA？而不是把十幾萬(wàn)幾十萬(wàn)的系統當成擺設，是很多老總頭疼的問(wèn)題。

合谷管理咨詢(xún)公司作為OA行業(yè)的資深咨詢(xún)機構，對這一問(wèn)題有深入研究，歸納了以下幾點(diǎn)。

第一：首先要讓員工明確地知道OA系統是公司最高層非常重視的項目

“一把手工程”，讓員工不得不愛(ài)上ＯＡ！

員工只做領(lǐng)導要檢查的事。所以ＯＡ系統一定要讓員工知道，這是公司的“一把手工程”，公司最高領(lǐng)導一定要在非常嚴肅的會(huì )議上強調對該系統的重視程度。

如果項目沒(méi)有領(lǐng)導來(lái)牽頭，沒(méi)有領(lǐng)導來(lái)應用，那么整個(gè)系統推廣起來(lái)便缺乏力度，推廣也變得難了起來(lái)。

最高層領(lǐng)導一定要首先運用ＯＡ來(lái)處理公務(wù)。例如，必須通過(guò)ＯＡ提交的報銷(xiāo)流程上，領(lǐng)導才簽字。必須是以ＯＡ上的考勤記錄來(lái)計算員工的薪酬。想要獲得老板的資源傾斜，必須通過(guò)ＯＡ進(jìn)行申請。想要漲工資，好，讓我們先看看ＯＡ系統中對你的工作是如何記錄的等等。

部門(mén)中層領(lǐng)導的管理利器，讓員工不得不愛(ài)上ＯＡ！

因高層領(lǐng)導只管戰略，與普通員工接觸較少。在業(yè)務(wù)層面與基層員工頻繁接觸的是廣大的部門(mén)中層領(lǐng)導。因此，需要重點(diǎn)對中層領(lǐng)導層進(jìn)行應用培訓，讓他們學(xué)會(huì )自己最關(guān)心的＼最迫切的應用。

例如，銷(xiāo)售管理部門(mén)，員工的客戶(hù)拜訪(fǎng)表格要設計得實(shí)用一些，不僅要方便領(lǐng)導查看，還要方便統計。沒(méi)有ＯＡ系統之前，銷(xiāo)售部門(mén)經(jīng)理如果想要知道銷(xiāo)售人員的業(yè)績(jì)情況，需要銷(xiāo)售助理進(jìn)行統計后才能知道。有了ＯＡ系統，只要增加一筆單子，統計結果就會(huì )自動(dòng)地更新，真正實(shí)現了實(shí)時(shí)了解市場(chǎng)銷(xiāo)售情況，讓銷(xiāo)售部門(mén)經(jīng)理的決策更加地迅速。手下銷(xiāo)售人員之間的客戶(hù)歸屬問(wèn)題，是銷(xiāo)售部門(mén)經(jīng)理頭疼的一個(gè)問(wèn)題，通過(guò)在ＯＡ協(xié)同系統對客戶(hù)名稱(chēng)進(jìn)行唯一性認證，這樣就可以在員工確定客戶(hù)的歸屬問(wèn)題的源頭上解決了爭端。銷(xiāo)售員突然離職，很多客戶(hù)資料沒(méi)有交接，或者交接地不詳細，造成了很多客戶(hù)資料的流失，新的銷(xiāo)售員接手工作，往往還得重新開(kāi)拓一遍客戶(hù)，費時(shí)費力。有了協(xié)同系統，就可以把每一次與客戶(hù)的溝通記錄詳細地記錄下來(lái)，保持客戶(hù)資料的完整性。不用銷(xiāo)售員交接什么，客戶(hù)就完美地被繼承了下來(lái)。銷(xiāo)售經(jīng)理怎能不愛(ài)上ＯＡ！銷(xiāo)售經(jīng)理這么喜歡ＯＡ給他工作帶來(lái)的便利，就會(huì )更加賣(mài)力地讓手下的銷(xiāo)售員使用ＯＡ。

第二：讓員工意識到OA對他們自己的工作及升遷很有幫助

報銷(xiāo)速度加快，讓員工愛(ài)上OA！

“我在外面出差，等我回來(lái)再批吧！”出差的領(lǐng)導常常對下屬這么說(shuō)。對于需要緊急處理的事項，這句話(huà)無(wú)異于噩耗！

有的員工出差需要資金，可領(lǐng)導出差遲遲不歸，沒(méi)有得到審批，就拿不到公司的預支資金。出差日期到了，員工只能自掏腰包墊付。出差頻繁的員工，往往一個(gè)人一個(gè)月就給墊付幾千元，差不多等于一個(gè)月工資了。

有了OA協(xié)同辦公系統，各級領(lǐng)導、員工都可以隨時(shí)隨地訪(fǎng)問(wèn)協(xié)同辦公系統。這樣，領(lǐng)導就可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)處理辦公業(yè)務(wù)，提高了事務(wù)處理的效率；同時(shí)支持對領(lǐng)導批示意見(jiàn)的原始筆跡保留，滿(mǎn)足公司管理的特殊要求。尤其是致遠A8協(xié)同辦公系統，率先支持移動(dòng)通訊設備，例如ipad、iphone及其他智能手機設備，讓領(lǐng)導可以隨時(shí)隨地地審批事項、處理公務(wù)。員工的報銷(xiāo)及請示，不必再漫長(cháng)地等待。

領(lǐng)導出差，不再是不批預支資金的借口，員工再也不必自行墊付這么高的資金，他怎么不能不愛(ài)上OA？

重要事項不忘記，讓員工愛(ài)上ＯＡ！

“不好意思，這幾天太忙，把這事給忙忘記了！”在日常工作中，這是我們經(jīng)常聽(tīng)到的一句話(huà)。不論是真的忙忘記了，還是給自己找一個(gè)借口，這都說(shuō)明需要及時(shí)主動(dòng)地提醒員工需要處理的事項。

有了協(xié)同辦公系統，想忘記什么事情都很難。合谷咨詢(xún)總經(jīng)理儲盈介紹說(shuō)，致遠ＯＡ借助手機短信、即時(shí)通訊工具提醒、郵件等手段，可以把工作任務(wù)的主動(dòng)推送到當事人的手機或電腦屏幕上，還可以設置定時(shí)提醒功能，有效地降低了當事人忘記事情的概率，大大提升了業(yè)務(wù)處理的效率。由于有了即時(shí)提醒功能，各個(gè)層級的領(lǐng)導可以及時(shí)知道需要自己審批的文件，公司審批文件能夠做到即時(shí)地上傳下達，也增強了內部的反應速度。

有了致遠ＯＡ，我把領(lǐng)導給下的每一個(gè)命令都做了協(xié)同處理，增加了提醒功能，再也沒(méi)有因為忘記什么事情，被領(lǐng)導批評了！因為做事仔細，馬上就要升職了喔！我怎么能不愛(ài)上ＯＡ？

第三：積極的獎勵及懲罰方案

制度上配合，讓員工愛(ài)上ＯＡ！

信息化部門(mén)與管理部門(mén)(尤其是辦公室部門(mén))密切配合，制定相關(guān)規章制度，明文要求一些公告、文件、政務(wù)必須從協(xié)同辦公管理平臺上進(jìn)行流轉，同時(shí)切斷原有的、傳統的紙質(zhì)信息流轉方式。

例如，考勤管理，必須通過(guò)ＯＡ協(xié)同協(xié)同打卡。報銷(xiāo)流程，公司不再提供紙質(zhì)的報銷(xiāo)單據，而是通過(guò)致遠ＯＡ系統進(jìn)行在線(xiàn)申報，領(lǐng)導進(jìn)行在線(xiàn)審批，出納只根據ＯＡ系統上的領(lǐng)導批復進(jìn)行報銷(xiāo)。請假單也不再提供紙質(zhì)單據，必須在ＯＡ系統上進(jìn)行申報。

另外，要設置新的制度條款，讓員工勤快地使用OA。例如，致遠公司內部有一個(gè)條款，每天待處理協(xié)調事項不得超過(guò)20項。超過(guò)了，會(huì )得到一定的處罰。

利用其它策略造勢、形成“圍勢”，“迫使”員工愛(ài)上OA！

合谷管理曾經(jīng)實(shí)行過(guò)這樣一個(gè)策略：不定期在OA系統上做員工調查，但事先并不會(huì )在線(xiàn)下的任何場(chǎng)合提起這件事，只在OA系統上發(fā)布，且每次調查只持續一天的時(shí)間。參與調查的員工可以獲得抽獎的獎品。第一次，抽到獎的員工特別的高興，而沒(méi)有抽到獎的員工則很郁悶：為什么我當天沒(méi)有上OA看看？ 第二次，抽到獎的員工特別的高興，而沒(méi)有抽到獎的員工則很郁悶：為什么我不能天天上OA看看？第三次，全體員工都參與了調查。

在員工進(jìn)門(mén)的顯著(zhù)位置張貼“你今天OA了嗎？”墻上公告欄里也隨時(shí)張貼著(zhù)“ＯＡ使用冠軍表”，提醒員工參與ＯＡ使用是可以獲得獎品的。部門(mén)級公司級各級大會(huì )上也要時(shí)刻地表示，某項工作已經(jīng)在ＯＡ上進(jìn)行了詳細的布置，大家去詳細了解一下，等等。

通過(guò)這樣一下策略，讓員工從“被動(dòng)”到“主動(dòng)”，成為一種工作習慣。

ＯＡ協(xié)同系統的使用是企業(yè)信息化建設的一個(gè)重要組成項目，是有計劃、有步驟地實(shí)施的，不可能一蹴而就。OA使用的好不好，對企業(yè)的經(jīng)營(yíng)有沒(méi)有切實(shí)的幫助，不僅僅是信息化部門(mén)的事情，而是每一個(gè)職能部門(mén)，每一位員工的事情。本文中僅僅寫(xiě)到了一些簡(jiǎn)單的處理方法，更多的好辦法還得從實(shí)踐中得來(lái)！