李?lèi)偯衾蠋熀?jiǎn)介
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研發(fā)項目管理實(shí)戰專(zhuān)家 項目管理拓展實(shí)訓先行者 資深企業(yè)管理咨詢(xún)師、培訓師 IPD百科網(wǎng)資深顧問(wèn) 中國產(chǎn)品經(jīng)理職業(yè)聯(lián)盟講師 一學(xué)時(shí)專(zhuān)家講師 ●教育背景: 華東理工大學(xué)工程碩士 ●擅長(cháng)領(lǐng)域: 研發(fā)管理、項目管理、集成產(chǎn)品開(kāi)發(fā)管理(IPD) ●任職經(jīng)歷: 曾全國30強醫藥企業(yè)研發(fā)..
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李?lèi)偯簦喉椖繒?huì )議的處理時(shí)間:2016-08-03 作者:李?lèi)偯?/a>
1.項目啟動(dòng)會(huì )議
根據項目的來(lái)源,項目啟動(dòng)會(huì )議又可分為內部項目啟動(dòng)會(huì )議和外部項目啟動(dòng)會(huì )議。(1)內部項目啟動(dòng)會(huì )議是指承包商的項目經(jīng)理在承包合同簽署后召開(kāi)的項目啟動(dòng)會(huì )議。一般由內部項目發(fā)起人(來(lái)自管理層)、客戶(hù)經(jīng)理、項目經(jīng)理和項目團隊成員參加。內部項目啟動(dòng)會(huì )議的主要目的是:定義項目及其主要團隊成員;使團隊成員明確他們在項目中的職責和角色;概要地討論項目的相關(guān)內容。在內部項目啟動(dòng)會(huì )議上主要討論的內容有:項目概述;項目的范圍和可交付成果;項目的總體計劃及項目的進(jìn)度規劃;項目的組織結構;項目假設及風(fēng)險;項目文件保存、存檔要求。(2)外部項目啟動(dòng)會(huì )議是由承包商的項目團隊和客戶(hù)的項目團隊共同參加的項目啟動(dòng)會(huì )議。一般由承包商的項目經(jīng)理召集和主持。啟動(dòng)會(huì )議后,承包商項目團隊將著(zhù)手編制詳細的項目計劃。外部項目啟動(dòng)會(huì )議的主要目的是:明確雙方對項目的期望;確定客戶(hù)和團隊成員的角色和職責;在進(jìn)入計劃階段前,再次確認客戶(hù)的項目需求,并確保雙方對項目需求理解一致;將承包商的團隊成員介紹給客戶(hù),以便在項目中更好地合作。這個(gè)會(huì )議使客戶(hù)成為項目團隊的成員,從而增加客戶(hù)對項目的承諾。這對項目成功來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的。在外部項目啟動(dòng)會(huì )議上,項目經(jīng)理向客戶(hù)介紹的主要內容包括:項目概述;項目對客戶(hù)的價(jià)值;項目范圍和可交付成果;項目團隊;項目時(shí)間表;項目實(shí)施方法(風(fēng)險及假設);項目所應達到的質(zhì)量;結論。2.項目計劃會(huì )議項目計劃會(huì )議是由項目經(jīng)理召集和主持,項目團隊成員參加的項目會(huì )議。項目經(jīng)理要根據項目的大小及項目對組織的重要性來(lái)決定項目計劃的詳細程度。項目計劃會(huì )議主要目的是:編制詳細的項目計劃;項目任務(wù)分配:將工作任務(wù)明確分配給特定的團隊成員。對于每一項任務(wù),必須注明負責人及預計完工的日期,并要求負責人當面做出承諾;使團隊成員對項目有一個(gè)整體的了解。項目計劃會(huì )議的主要內容包括:根據WBS確定里程碑,進(jìn)一步定義項目活動(dòng)和任務(wù);預測完成活動(dòng)和任務(wù)的歷時(shí),將活動(dòng)和任務(wù)分派給團隊成員;討論完成活動(dòng)和任務(wù)的方法;確定活動(dòng)和任務(wù)的相互關(guān)系和順序,并根據項目時(shí)間表制定項目進(jìn)度計劃;制定項目成本計劃、項目質(zhì)量計劃、項目溝通計劃、風(fēng)險控制計劃和項目采購計劃等。3.項目狀態(tài)/評審會(huì )議項目狀態(tài)/評審會(huì )議通常由項目經(jīng)理召集和主持。參加會(huì )議的成員一般包括全部或部分項目團隊成員、客戶(hù)和來(lái)自高層的項目負責人。項目狀態(tài)/評審會(huì )議應定期召開(kāi)。例如,內部項目狀態(tài)/評審會(huì )議可每周召開(kāi)一次。與客戶(hù)進(jìn)行的項目狀態(tài)/評審會(huì )議可長(cháng)一些,如每月或每季度召開(kāi)一次。這應根據項目的持續時(shí)間和合同要求而定。項目狀態(tài)/評審會(huì )議的主要目的是:介紹項目進(jìn)展情況;項目是否偏離進(jìn)度計劃,若偏離,應采取什么樣的措施;說(shuō)明造成進(jìn)度偏離計劃的原因和如何在今后的工作中防止偏差;匯報在項目執行中發(fā)現的問(wèn)題及潛在的問(wèn)題,如何解決所發(fā)現的問(wèn)題及如何防止潛在的問(wèn)題發(fā)生;應引起客戶(hù)或項目負責人注意的事項,如客戶(hù)可能尚未簽署某一文件等。在項目狀態(tài)/評審會(huì )議上,需要討論的主題有:自上次會(huì )議以來(lái)所完成的工作,明確已實(shí)現的關(guān)鍵項目里程碑;項目成本、進(jìn)度和范圍情況:▲進(jìn)展情況:將工作完成情況與基準計劃加以比較,工作完成情況必須是最新的;▲預測:根據目前的進(jìn)展情況和需要完成的項目任務(wù),預測項目完工日期和項目完工成本,并將它們與項目目標和基準計劃進(jìn)行比較;▲差異:明確項目成本和進(jìn)度的實(shí)際情況與基準計劃的差異,差異可能是正的——如提前完成計劃,也可能是負的——如沒(méi)能按時(shí)完成計劃或超過(guò)預算,要找出造成負面差異的問(wèn)題。糾正措施:有些情況下,可以在項目狀態(tài)/評審會(huì )上提出糾正措施以獲得客戶(hù)或管理層的批準,如獲得加班的授權,以便使項目趕上進(jìn)度。在另外一些情況下,項目經(jīng)理要求單獨召開(kāi)解決問(wèn)題的會(huì )議,專(zhuān)門(mén)探討糾正措施。4.解決問(wèn)題會(huì )議當項目團隊成員在項目中發(fā)現問(wèn)題或潛在問(wèn)題時(shí),項目經(jīng)理應根據項目之初設立的準則(根據問(wèn)題的大小、可能對項目造成的影響等)來(lái)決定是否召集相關(guān)人員開(kāi)一個(gè)問(wèn)題解決會(huì )議。如需召開(kāi),項目經(jīng)理要決定會(huì )議應由哪些人參加。這些問(wèn)題不應等到下一次項目狀態(tài)/評審會(huì )議解決。盡早地發(fā)現和解決問(wèn)題對于項目的成功非常關(guān)鍵。解決問(wèn)題會(huì )議的內容主要涉及采用一個(gè)好的解決問(wèn)題的方法。解決問(wèn)題的方法包括以下幾個(gè)步驟:描述問(wèn)題;找出并確定產(chǎn)生問(wèn)題的原因;找出可能解決的方案;評價(jià)各個(gè)可行方案;確定最佳解決方案;修訂項目計劃,要注意解決方案對項目其他領(lǐng)域的影響;實(shí)施解決方案;確定問(wèn)題是否得以解決。除了每一種會(huì )議可以達到其特定目的外,通過(guò)這些會(huì )議,項目經(jīng)理還可以達到以下目的:提供機會(huì )改正、更新和增加項目團隊的知識,從而制定出更為準確的成本和進(jìn)度計劃及績(jì)效狀態(tài)報告。幫助團隊成員識別他們的個(gè)人努力方向,如何使他們的個(gè)人努力成為實(shí)現項目目標的一部分,并了解他們的個(gè)人成功將如何增加團隊的成功。增加團隊成員對項目的承諾。當團隊成員在會(huì )議中參與決策時(shí),他們更有可能接受這些決定,并為之而努力。通常,人們反對某一決定,并非是因為決定內容本身,而是因為他們沒(méi)有被征詢(xún)有關(guān)決定的意見(jiàn)。此外,比起個(gè)人所做的決定,團隊決定更不容易被質(zhì)疑。木增加團隊的凝聚力,使人們感受到項目團隊的存在,并確實(shí)作為團隊一起工作。使項目團隊意識到,在管理當前項目中,項目領(lǐng)導作用的存在。在特定環(huán)境下,為團隊成員提供一個(gè)展示他們在解決項目問(wèn)題時(shí)的創(chuàng )造性。在召開(kāi)會(huì )議之前,項目經(jīng)理必須要定義會(huì )議目標。這些目標要具體、可測量、可實(shí)現和以結果為導向。項目經(jīng)理要明確所有項目團隊成員在會(huì )議中的角色,甚至輪換這些角色,以便每個(gè)成員都有機會(huì )得到鍛煉和獲得主持會(huì )議的經(jīng)驗。5、項目會(huì )議的頻率在項目會(huì )議的頻率與其潛在的利益之間,應保持合理的平衡。會(huì )議的頻率與項目的生命周期相關(guān)。在概念和可行性階段,***開(kāi)更多的計劃會(huì )議,以便在原則上就最終目標和達到這些目標的方法達成共識。在這一階段,客戶(hù)的需求要得到充分滿(mǎn)足。但是,概念一旦被最后確定,團隊成員便進(jìn)行詳細設計,實(shí)施計劃和開(kāi)發(fā)產(chǎn)品,會(huì )議的數量要減少。然而,狀態(tài)/評審會(huì )議的頻率可能在實(shí)施計劃、開(kāi)發(fā)產(chǎn)品和項目接近收尾時(shí)增加,因為此時(shí)有許多事情需要協(xié)調。通常,評審會(huì )議有益于在項目實(shí)施和后期工作中避免使用過(guò)多的時(shí)間和資源。下面是一些減少會(huì )議數量的實(shí)用指南。在召集會(huì )議之前,項目經(jīng)理應先回答下面問(wèn)題:需要召開(kāi)會(huì )議的主要事項(問(wèn)題或機會(huì ))是什么?引起問(wèn)題的事實(shí)或假定是什么?可能的機遇是什么?潛在的備選方案是什么?他們的成本和收益如何?可以給與會(huì )者提供什么樣的建議來(lái)處理眼前的問(wèn)題?如果不召集會(huì )議,可能的結果會(huì )怎樣?回答上述問(wèn)題,可能使你意識到根本就沒(méi)有必要召開(kāi)會(huì )議。6、如何管理項目會(huì )議管理會(huì )改是一項很重要的管理功能。這包括計劃、組織、指導和控制。一個(gè)管理良好的會(huì )議是分享信息、明確方向和消除模糊的有效方式。它有益于協(xié)調團隊成員的努力和對項目事項獲得即時(shí)反饋,提供了一種集體解決項目問(wèn)題和獲得機遇的方式。會(huì )議主持人通過(guò)計劃、主持和引領(lǐng)會(huì )議,創(chuàng )造適當的團隊氣氛。他/她必須明確對會(huì )議的期望。依據項目要達到的目標,主持人必須指導、闡明、控制、總結和評估會(huì )議結果。如果主持人在會(huì )上講得過(guò)多,會(huì )議可能會(huì )低效。主持人的影響取決于與會(huì )者對他/她要達到會(huì )議目標努力的認可度和他/她幫助與會(huì )者達到這些目標的技能和效率。會(huì )議可能是低效的或完全是浪費時(shí)間的,特別是項目經(jīng)理犯下面一些常見(jiàn)的錯誤時(shí):召集太多或太少的會(huì )議;在會(huì )前忽視分發(fā)會(huì )議日程;沒(méi)能邀請有決策權的管理人員;沒(méi)能與在會(huì )上做主要發(fā)言的人員協(xié)調;在瑣碎的事情上花費太多的時(shí)間;沒(méi)能將活動(dòng)任務(wù)分配給具體人員。項目會(huì )議是否成功依賴(lài)干各種不同因素。這包括會(huì )議類(lèi)型(嚴肅的還是自由的)、會(huì )議形式(正式的還是非正式的)、提前計劃的程度和主持人表現的權力水平。項目經(jīng)理必須意識到達些因素,并恰當地利用這些因素,以便有效地管理會(huì )議。下面就如何有效管理會(huì )議提供一些實(shí)用性指南。充分計劃和良好管理的項目會(huì )議,可能會(huì )非常富有成效。就像下面將要討論的那樣,有效的會(huì )議管理發(fā)生在會(huì )議之前、會(huì )議期間和會(huì )議之后。(1) 會(huì )議前。按前面所論述的問(wèn)答程序,決定會(huì )議是否確實(shí)需要。如需要,那么就要:確定會(huì )議目標,要把項目進(jìn)展或狀態(tài)評審會(huì )議與問(wèn)題解決會(huì )議分開(kāi)舉行;為會(huì )議討論設定基本規則;確定誰(shuí)確實(shí)要參加,并只邀請這些人員;盡早通知與會(huì )者會(huì )議的目標、地點(diǎn)和時(shí)間;事先分發(fā)會(huì )議日程;列出要在會(huì )上涉及到的事項,并預演會(huì )上的發(fā)言;按時(shí)開(kāi)始和結束會(huì )議。(2)會(huì )議期間。為了使會(huì )議盡量簡(jiǎn)短,且富有成效,項目經(jīng)理應做到以下幾點(diǎn):制定具體時(shí)間限制,并堅持這一時(shí)限;會(huì )議一開(kāi)始,就要明確會(huì )議的具體目標;多從與會(huì )者處了解情況(聽(tīng)應多于講);使會(huì )議按日程進(jìn)行,防止與會(huì )者“跑題”;利用直觀(guān)教具幫助說(shuō)明你的觀(guān)點(diǎn),鼓勵其他與會(huì )者效仿;就是否達成一致意見(jiàn)或仍然存在分歧,定時(shí)總結討論結果;當工作需要進(jìn)一步完成時(shí),將工作分配給團隊成員。(3)會(huì )議后。當然,絕大多數工作要在會(huì )議之外完成。因此,要跟蹤團隊成員所分配的工作和分發(fā)準確的會(huì )議記錄,并在下次會(huì )議上使用會(huì )議記錄,檢查工作結果。要保留會(huì )議記錄,特別是項目計劃、組織和評估會(huì )議的記錄。這些記錄要簡(jiǎn)潔、清楚和具體。會(huì )議記錄可以包括下面內容:下次會(huì )議的時(shí)間、地點(diǎn)和說(shuō)明;這次會(huì )議的時(shí)間和地點(diǎn),與會(huì )者名單及其在項目中擔任的角色;討論的會(huì )議事項;已達成一致的決定和需要進(jìn)一步研究的問(wèn)題;活動(dòng)事項和負責跟蹤及在下一次會(huì )議上向團隊匯報的人員。美國的統計數據表明,一個(gè)項目經(jīng)理一生中,平均大約用8年的時(shí)間開(kāi)會(huì )。在項目環(huán)境中,時(shí)間通常是很緊迫的,因此使用一些能使會(huì )議重點(diǎn)突出和富有成果的特殊方法是重要的。這可以通過(guò)確保主持人和與會(huì )者都能很好地扮演其角色來(lái)實(shí)現。下面是一些能使團隊會(huì )議更富有成效的建議:主持人的角色是設定期望,確保團隊集中討論會(huì )議主題和避免偏離主題,并鼓勵團隊成員積極參與。參與會(huì )增加團隊成員對項目的接受和承諾。與會(huì )者的角色是做好準備,表現出自信和興趣,發(fā)言時(shí)不要“壟斷”討論。幽默的角色是活躍會(huì )議氣氛,并可提升和指明團隊的道德水準。幽默要健康,即不要諷刺和指向任何團隊成員。任何時(shí)候都要避免使用種族和性別偏見(jiàn)的幽默。中國的讀者和美國讀者文摘上的幽默是為大眾廣泛接受的,可供參考。如果要參加由別人召集的會(huì )議,項目經(jīng)理和職能經(jīng)理一樣可能都不喜歡這類(lèi)會(huì )議。毫無(wú)疑問(wèn),良好組織的項目會(huì )議為項目成功提供了有效工具。但是,項目經(jīng)理有時(shí)可以利用電話(huà),與團隊成員私下討論或召開(kāi)簡(jiǎn)短的特別會(huì )議來(lái)解決一些很重要的問(wèn)題。項目經(jīng)理必須記住,好的項目會(huì )議本身并不是溝通的終點(diǎn)。項目經(jīng)理必須通過(guò)增加他們對結果的承諾水平,使團隊成員遵從他們的承諾??梢酝ㄟ^(guò)下表中所介紹的技巧來(lái)激勵這樣的承諾,以便能召開(kāi)GREAT會(huì )議,即會(huì )議能使團隊成員更有效和更富有成果。作者:李?lèi)偯?,?zhù)名項目管理、研發(fā)管理專(zhuān)家、項目管理、研發(fā)管理培訓師本文由@李?lèi)偯?原創(chuàng )發(fā)布,未經(jīng)許可,禁止轉載,謝謝。上一篇 : 營(yíng)業(yè)廳的幾聲嘆息
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