通過(guò)對收集、整理的崗位信息的分析與總結，整理出每個(gè)崗位的分析報告，在此基礎上按照統一格式，使用規范的語(yǔ)言，明確崗位職責，任務(wù)權限及任職者基本條件，形成職務(wù)說(shuō)明書(shū)初稿。
    一、崗位分析報告
    它是通過(guò)對某個(gè)崗位的確定分析的目的，制定分析的計劃以及分析采用的調查方法來(lái)獲取崗位信息，并對信息進(jìn)行分析、確認，形成職務(wù)說(shuō)明書(shū)的一系列過(guò)程的總結，以下是以“人力資源專(zhuān)員”崗位為例的崗位分析報告。
人力資源專(zhuān)員崗位分析報告書(shū)
    （一）、崗位分析的目的：通過(guò)對人力資源專(zhuān)員職務(wù)分析達成以下目的。
    1. 為人力資源規劃提供信息。
    2. 為招聘錄用提供明確標準。
    3. 為培訓開(kāi)發(fā)提供明確依據。
    4. 為實(shí)現組織職能奠定基礎。
    （二）、崗位分析人員：，
    （三）、分析對象：人力資源專(zhuān)員
    （四）、崗位分析計劃安排
    1. 年月日至年月日，對涉及該崗位文件、資料收集，確認階段。
    2. 年月日至年月日，崗位調查階段。
    3. 年月日至年月日，崗位信息整理，形成報告階段。
    4. 年月日至年月日，形成職務(wù)說(shuō)明書(shū)階段。
    5. 年月日至年月日，運行試用，定稿階段。
    （五）、選擇崗位調查的方法
    1. 采用問(wèn)卷調查法對人力資源專(zhuān)員職務(wù)的每項工作、任務(wù)、責任、權利、工作負荷、任職條件等有一個(gè)全面了解。
    2. 采用訪(fǎng)談法對問(wèn)卷方法已經(jīng)了解的與未能了解的問(wèn)題進(jìn)行確認與補充。
    3. 對人事的關(guān)鍵事件進(jìn)行訪(fǎng)談，進(jìn)一步完善崗位信息。
    （六）、分析、收集、綜合 所獲得的信息資料
    1. 崗位名稱(chēng)分析：人力資源專(zhuān)員也叫人事專(zhuān)員，是處理人務(wù)資源管理事務(wù)的初級職務(wù)。
    2. 工作概述分析：參與公司的人力資源規劃，完成人力資源管理中的各項事務(wù)，保證公司人力資源供給、保留以及人力資源高效利用。
    3. 工作規范分析
    （1）工作任務(wù)，工作責任與占用時(shí)間分析。
    （2）工作關(guān)系分析：
    上級崗位名稱(chēng)：人力資源部經(jīng)理
    本部門(mén)名稱(chēng)：人力資源部
    有無(wú)兼職：無(wú)
    下級崗位名稱(chēng)：人事助理
    所轄人員：2人
    內部協(xié)調關(guān)系：公司各部門(mén)
    外部協(xié)調關(guān)系：人力資源局、社會(huì )保障局、公積金管理中心、工會(huì )、各大招聘機構與網(wǎng)站、高等院校、培訓機構等。

    職位等級：六級
    （3）工作權力分析：
    對人力需求計劃的建議權
    對公司編制各類(lèi)制度的審查權
    對員工手冊及相關(guān)人事制度的解釋權
    對員工考核數據和事項的監督核實(shí)權
    對員工投訴的調查核實(shí)權
    對下屬的考核權
    對本部門(mén)預算費用使用權
    4. 工作環(huán)境分析：
    工作場(chǎng)所：辦公室安裝空調，基本無(wú)危險性，無(wú)職業(yè)病。
    使用工具設備：電腦、打印機、復印機、電話(huà)機等。
    工作時(shí)間特征：正常工作時(shí)間、偶爾加班。
    所需記錄文檔：勞動(dòng)法規、公司文件、通知、簡(jiǎn)報、匯報、工作總結、會(huì )議記錄等。
    5. 任職資格分析

    （1）年齡：25-38歲
    （2）性別：不限
    （3）學(xué)歷：大專(zhuān)以上學(xué)歷，人力資源、企業(yè)管理、中文、行政類(lèi)相關(guān)專(zhuān)業(yè)。
    （4）資格證書(shū)：助理人力資源管理師以上資格證書(shū)或相關(guān)資格證書(shū)。
    （5）經(jīng)驗要求：2年以上人力資源基礎工作經(jīng)驗，制造性企業(yè)工作經(jīng)驗者優(yōu)先。
    （6）基本要求：
    熟悉國家與地方人力資源勞動(dòng)關(guān)系管理、工會(huì )政策、法律法規。
    通曉人力資源管理知識、掌握有關(guān)人力資源管理的各項規章制度，具有行政管理知識。
    熟練掌握培訓技術(shù)專(zhuān)業(yè)知識及各種培訓方法，有講師經(jīng)歷。
    熟練使用各類(lèi)辦公軟件，具有網(wǎng)絡(luò )基本知識，ERP操作技能。
    具有一定的分析判斷能力、決策能力、計劃與執行能力、人際溝通能力、談判能力、學(xué)習力、寫(xiě)作能力與語(yǔ)言表達能力，具有四級英語(yǔ)水平。性格開(kāi)朗活潑又不失穩重，積極主動(dòng)樂(lè )觀(guān)向上，具親和力，責任心、原則性強，有耐心，保密意識強。
    （七）、分析結果：形成職務(wù)說(shuō)明書(shū)
    崗位分析的直接成果就是形成職務(wù)說(shuō)明書(shū)，通過(guò)一系列崗位分析活動(dòng)，充分了解分析后，開(kāi)始職務(wù)說(shuō)明書(shū)的草擬。形成對企業(yè)具有法規效果的正式文本，它是企業(yè)中各項人力資源管理的依據，完整的職務(wù)說(shuō)明書(shū)內容應包括職務(wù)概況、職務(wù)說(shuō)明，任職資格等方面。如崗位名稱(chēng)、職等職級、所屬部門(mén)、編寫(xiě)日期、編制、上下級關(guān)系，崗位存在的目的、職務(wù)概要、工作任務(wù)、工作職責的定義，職務(wù)的目標、該崗位使用的設備人員、工作條件與環(huán)境內容、勝任工作需要的教育水平經(jīng)驗、培訓、性別、身體條件、能力、知識、個(gè)性等要求。
    二、職務(wù)說(shuō)明書(shū)的應用與反饋
    職務(wù)說(shuō)明書(shū)雖然是取自于崗位與崗位任職者，但是畢竟是由崗位分析人員編制的，實(shí)際的應用者還是從事崗位工作的員工。因此，使用前應對職務(wù)說(shuō)明書(shū)進(jìn)行培訓，使崗位工作者充分了解職務(wù)說(shuō)明書(shū)的意義和內容，及各部分的含義，以及如何使用說(shuō)明書(shū)。
    職務(wù)說(shuō)明書(shū)使用過(guò)程中，由于企業(yè)環(huán)境的變化，技術(shù)的進(jìn)步，創(chuàng )新能力的增強，直接影響企業(yè)崗位存在，崗位任務(wù)與職責的變化。所在企業(yè)應與時(shí)俱進(jìn)，根據實(shí)際情況及時(shí)反饋，適時(shí)調整職務(wù)說(shuō)明書(shū)。同時(shí)企業(yè)也應定期盤(pán)點(diǎn)，檢查職務(wù)說(shuō)明書(shū)是否適合實(shí)際工作需要，在使用過(guò)程中不斷修正與調整。
小貼士:
    職務(wù)說(shuō)明書(shū)的修訂周期一般為一年，但也不是一成不變的。如果企業(yè)處于穩定發(fā)展期，則只需進(jìn)行一年一度的年審后進(jìn)行修訂；如果企業(yè)處于初創(chuàng )期或轉型期，因外部變化節奏加快，建議每半年進(jìn)行一次審查，修訂為宜。