對于職務(wù)說(shuō)明書(shū)，許多企業(yè)都說(shuō)愛(ài)你不容易，它使很多人沉迷于事務(wù)性工作，讓人陷入不知所從的境地，咎其原因是職務(wù)說(shuō)明書(shū)淹沒(méi)了問(wèn)題的關(guān)鍵點(diǎn)，把主要的問(wèn)題忽略或掩蓋了起來(lái)。下面就職務(wù)說(shuō)明書(shū)應用于人才的選拔展開(kāi)討論。
        一、職務(wù)說(shuō)明書(shū)淹沒(méi)了“靶心”
        那是一個(gè)陽(yáng)光明媚的上午，政府組織的一場(chǎng)大型的公益招聘會(huì )，因是節后第一場(chǎng)招聘會(huì )，招聘企業(yè)與應聘人員也比較多，更為可貴的是政府的組織很到位，給每個(gè)企業(yè)安排一個(gè)招聘展位，并在每個(gè)展位后面隔開(kāi)了一個(gè)小空間供招聘人員選拔，面試用。
        我當時(shí)在一家大型的外資企業(yè)主持人力資源部工作，公司規模近萬(wàn)人，在廣東中山市擁有自己廠(chǎng)房面積達3000畝。寫(xiě)字樓有5層，建筑面積近萬(wàn)平方米。為將招聘會(huì )達到效果，公司提前在報紙上發(fā)布了招聘廣告，在市區各村鎮廣告櫥窗張貼了招聘海報，同時(shí)在珠江電視臺也打了招聘文字廣告?？稍谡衅脯F場(chǎng)就發(fā)生了一件這樣有趣的事情。
        當時(shí)我正在面試一位電子工程師，已經(jīng)接近尾聲，這時(shí)我的招聘專(zhuān)員遞過(guò)來(lái)一份簡(jiǎn)歷，說(shuō)是來(lái)應聘總經(jīng)理秘書(shū)的，征詢(xún)我的意見(jiàn)是否需要繼續面試，我粗略看了一眼簡(jiǎn)歷以及簡(jiǎn)歷上的照片，從簡(jiǎn)歷上看基本符合崗位要求，照片上的人也顯得年輕活潑，于是我就讓招聘專(zhuān)員先帶進(jìn)來(lái)，在靠角落的位置讓她坐等幾分鐘。
        我繼續跟應聘電子工程師的應聘者談了公司的文化，工作時(shí)間、以及大概的薪酬范圍和到公司面試的時(shí)間就結束了談話(huà)。
        以下是面試總經(jīng)理秘書(shū)的談話(huà)記錄片斷
        問(wèn)：請問(wèn)您多大年齡？
        答：簡(jiǎn)歷上有（頓了一下），25歲。
        問(wèn)：您的簡(jiǎn)歷上寫(xiě)的已婚......
        答：（未等問(wèn)完搶答）現在未婚，我的婚姻半年前就結束了。
        問(wèn)：那，方便透露為什么離婚嗎？
        答：（很干脆）他不尊重我，平時(shí)管得太寬，去哪里都要向他說(shuō)明，有時(shí)還翻看我的手機， 不給看就吵架，就沒(méi)法過(guò)了。
        ......
        面試完送走這位女士后，我對招聘專(zhuān)員說(shuō)可以將這位女士從候選人名單中排除了。
        看到招聘專(zhuān)員大惑不解的神情，我問(wèn)：作為總經(jīng)理秘書(shū)，最為重要的要求是什么？于是他們重復了公司的關(guān)于總經(jīng)理秘書(shū)崗位描述的話(huà)。正確，但沒(méi)有切中要害。
        我的解釋是，總經(jīng)理秘書(shū)的第一要素是：保持中立！他應該有工作上的激情，然而在對事務(wù)的判斷和處理上趨于理性。由于中立的要素，在總經(jīng)理秘書(shū)的招聘中除了考慮儀容儀表，個(gè)人氣質(zhì)，學(xué)歷與學(xué)識要求外，實(shí)際上隱含著(zhù)這一條件：年齡應該偏大（一般應在28歲以上），已為人母，夫妻家庭和睦。這一條件是篩選應聘者的重要因素，至于為什么？大家可以從不同角度去理解、考慮。
        反觀(guān)該女士在面試中的表現，就很差強人意。首先在招聘專(zhuān)員搬了個(gè)凳子要她稍等一下時(shí)，她卻一直站著(zhù)，并還來(lái)回走動(dòng)；第二，在我與電子工程師介紹公司的工作時(shí)間時(shí)，又中間打斷插言，說(shuō)明她不具備基本的禮儀；第三，在問(wèn)她年齡這個(gè)稍敏感話(huà)題時(shí)，先是回避，說(shuō)明她有一定城府；第四對婚姻這種人生的大事太過(guò)草率。既使她有很高的學(xué)歷，211大學(xué)的畢業(yè)證書(shū)，皎好的容貌與身材，很深的學(xué)識，仍逃不了成為不予考慮錄用的理由。所以，這就是選擇。
        實(shí)際上，在我們招聘與日常工作過(guò)程中，這種模糊的認識是大量出現的，誠然，我們有再完善的制度與體系保障，很多工作還是必須依賴(lài)于我們的主觀(guān)判斷，而我們需要的是解決的方案，而不是無(wú)窮無(wú)了的思辯。要盡可能減少主觀(guān)，一個(gè)高明的管理者就是要善于抓住問(wèn)題的要害關(guān)系。
        事實(shí)上，我們制訂的職務(wù)說(shuō)明書(shū)，以及職務(wù)說(shuō)明書(shū)的關(guān)于崗位任職資格的要求，并不能反映問(wèn)題的要害，往往淹沒(méi)了問(wèn)題的關(guān)鍵點(diǎn)，使我們只看到靶面卻找不著(zhù)靶心。
        二、“冰山下”的勝任要素
        我們選拔員工是要選能勝任崗位工作的員工，而不一定必須是最優(yōu)秀的員工。最優(yōu)秀的員工與勝任的員工的區別，關(guān)鍵在于他們的行為模式是不一樣的，而這種行為模式不僅僅和知識、能力有關(guān)系，和意志、品質(zhì)、個(gè)性特質(zhì)等要素直接相關(guān)。
一個(gè)人的整個(gè)素質(zhì)狀況就像一座冰山，水上的東西小，水下的東西大，水上顯露的部分是行為、知識、技能、經(jīng)驗這些直接觀(guān)察得到的東西，但水下的東西包括：態(tài)度、角色認知、自我概念、個(gè)性、動(dòng)機等要素是看不見(jiàn)的。要通過(guò)測試的方法來(lái)了解。
事實(shí)上，我們制定的職務(wù)說(shuō)明書(shū)通常只提供了水面上的素質(zhì)，但水面下的部分無(wú)法提供。因此，我們在選拔人時(shí)第一要考慮的是勝任要素，即考察一個(gè)人下意識的行為模式，這是由于長(cháng)期的態(tài)度和技能訓練所沉淀，累積形成的，不容易偽裝也更接近事實(shí)。所以，在選拔人才時(shí)別被職務(wù)說(shuō)明書(shū)中的水上的素質(zhì)部份所遮蔽，一偏概全，陷入主觀(guān)主義的圈套。
        三、設計勝任特征的選拔
        勝任要素在行為上的表現就是勝任特征。我們在選拔人員的時(shí)候，只要定位準確的勝任要素，然后依照這個(gè)要素的要求去考察應聘者的行為的符合性就可以了，它一般分為四步：
        1. 定位目標崗位核心勝任要素。
        2. 選擇比較容易測量的典型行為作為測試內容。
        3. 根據測試內容來(lái)測試應聘者的行為與典型行為的偏離程度來(lái)決定優(yōu)劣。
        例：設計一個(gè)利用細節觀(guān)察來(lái)面試客戶(hù)服務(wù)部經(jīng)理的方案。首先定位客戶(hù)服務(wù)的基本任務(wù)是讓客戶(hù)滿(mǎn)意，它的核心勝任要素可以用一句話(huà)來(lái)概括：對人的需求和心理狀態(tài)的敏感性。二是一個(gè)管理者的基本任務(wù)是通過(guò)別的服務(wù)人員來(lái)完成任務(wù)。因此管理者的勝任要素也概括一句話(huà)：秩序感和角色意識。
        有了這二句話(huà)，我們就確立了招聘一名優(yōu)秀客戶(hù)主管的核心勝任要素。
        面試的時(shí)候，我們設計了一個(gè)通過(guò)倒水的細節來(lái)觀(guān)察候選者的敏感性，角色意識和秩序感的環(huán)節。道具是一張桌子，桌子上放了一個(gè)水杯，我坐在桌子后邊，對面是面試者座位，暖壺放在他坐的位置的側面。開(kāi)場(chǎng)白之后，我拿起水杯，一飲而盡，把杯子一頓說(shuō)：今天天氣好熱??！說(shuō)完觀(guān)察被試者的反應。
        一般有三種反應：
        第一種，被試者看到喝完，馬上站起來(lái)說(shuō)：老師，來(lái)我給你倒水。這種人對別人的需求比較敏感。
        第二種，看到我談?wù)撎鞖?，笑呵呵地附合：今天天氣是有點(diǎn)熱，然后瞅著(zhù)你，等待面試開(kāi)始。這種人就屬于不敏感。
        第三種，馬上站起來(lái)，并不是先去倒水，而是先問(wèn)一句：老師，要不要我給你倒點(diǎn)水??！這種人首先比較敏感，其次能把握自己的角色，在做事之前先征求主導者意見(jiàn)。
        第一種人，是很出色的服務(wù)員，第三種人可以做服務(wù)管理崗位。