人力資源盤(pán)點(diǎn)的步驟

    時(shí)間：2022-06-01

人力資源盤(pán)點(diǎn)的步驟

　?。ㄒ唬┏闪⑷肆Y源盤(pán)點(diǎn)工作小組

　　人力資源盤(pán)點(diǎn)工作小組由總經(jīng)理和各部門(mén)主管、人力資源規劃專(zhuān)職人員組成，總經(jīng)理?yè)谓M長(cháng)，人力資源部經(jīng)理任執行副組長(cháng)。在進(jìn)行人力資源盤(pán)點(diǎn)工作之前，通過(guò)對全體員工作充分的動(dòng)員，說(shuō)明人力資源盤(pán)點(diǎn)工作的意義和重要性，要求各部門(mén)員工積極配合，客觀(guān)、詳實(shí)地提供相關(guān)資料數據。

　?。ǘ┲贫ㄈ肆Y源盤(pán)點(diǎn)計劃

　　人力資源盤(pán)點(diǎn)是對組織人力資源現狀的認識與分析，是其他人力資源管理工作的基礎，也是一項比較耗時(shí)的工作，所以必須做好進(jìn)度計劃，保證人力資源盤(pán)點(diǎn)工作及時(shí)、順利地進(jìn)行。要樹(shù)立預算管理意識，做好人力資源盤(pán)點(diǎn)預算，在保證工作質(zhì)量的前提下，低成本高效率地完成人力資源盤(pán)點(diǎn)工作。

　?。ㄈ┦占?、整理資料信息

　　在進(jìn)行正式的人力資源盤(pán)點(diǎn)前，必須全面收集、整理相關(guān)的資料信息，力求全面認識組織人力資源現狀。資料信息可以通過(guò)查閱現有的檔案資料、發(fā)放調查問(wèn)卷、訪(fǎng)談等途徑獲得。

　?。ㄋ模┙y計分析相關(guān)資料

　　人力資源部負責對收集的資料進(jìn)行分析，并且將以上獲取的數據整理為ＥＸＣＥＬ數據、圖表或其它電子數據庫形式，直觀(guān)、清晰地描述組織人力資源狀況。

　?。ㄎ澹┳珜?xiě)分析報告

　　在收集、整理完畢所有資料之后，人力資源部安排專(zhuān)職人員對以上數據進(jìn)行統計分析，制作《××××年度公司人力資源環(huán)境描述統計分析報告》，由公司人力資源部審核小組完成報告的審核工作，并報請公司總裁審核批準。

　　作為人力資源供給、需求預測的基礎，《人力資源環(huán)境描述統計分析報告》應該根據需要分別采用表格數據、趨勢線(xiàn)數據、數據結構圖、分類(lèi)數據等形式輔助說(shuō)明，同時(shí)要對相關(guān)的數據資料或圖表進(jìn)行解釋。

　　人力資源盤(pán)點(diǎn)的內容

　　為全面掌握企業(yè)人力資源現狀，依據盤(pán)點(diǎn)工作側重點(diǎn)的不同，可以將人力資源盤(pán)點(diǎn)分為人事信息盤(pán)點(diǎn)、人力資源能力盤(pán)點(diǎn)、人力資源政策盤(pán)點(diǎn)、人力資源心理狀態(tài)盤(pán)點(diǎn)。

　?。保耸滦畔⒈P(pán)點(diǎn)

　　人事信息盤(pán)點(diǎn)是人力資源盤(pán)點(diǎn)的基礎工作。按照部門(mén)和職位分別對任職者的年齡、性別、教育程度、工作年限等因素進(jìn)行統計，制作《職位結構分析表》、《年齡結構分析表》（部門(mén)－年齡維度、職位－年齡維度）、《人力資源數量分析表》（部門(mén)－數量維度、職位－數量維度）、《教育程度與人力資源成本分析工具》等，并用圖表的形式表示出來(lái)。

　　進(jìn)行人事信息盤(pán)點(diǎn)不僅僅是對這些變量進(jìn)行白描式的記錄，還要進(jìn)一步探索它們與晉升、離職率等之間的關(guān)系。比如，考察員工在不同年齡階段業(yè)績(jì)和離職率的分布特征，受教育程度與離職率之間的關(guān)系等，為組織進(jìn)行科學(xué)的人力資源規劃提供參考。一方面，可以借鑒國內外組織行為學(xué)以及心理學(xué)領(lǐng)域相關(guān)的研究成果；另一方面，組織本身也要基于所在行業(yè)的特點(diǎn)、組織文化等特殊因素，進(jìn)行相關(guān)的統計分析。例如，統計分析特定類(lèi)型員工群體的離職和晉升數據，統計分析各層管理人員提升與離職的情況等。

　?。玻肆Y源能力盤(pán)點(diǎn)

　　人事信息盤(pán)點(diǎn)主要是對員工年齡、學(xué)歷、職稱(chēng)、專(zhuān)業(yè)等人事信息的統計分析，有助于直觀(guān)認識企業(yè)人力資源的結構，但是并不能完全反映企業(yè)人力資源現狀。能力是衡量企業(yè)人力資源實(shí)力的一個(gè)具有說(shuō)服力的指標。因此，業(yè)務(wù)能力分析、人際關(guān)系能力分析、成就能力分析等反映人力資源現實(shí)性和發(fā)展性的能力盤(pán)點(diǎn)比單純學(xué)歷、職稱(chēng)盤(pán)點(diǎn)更重要。

　　要找出企業(yè)目前擁有以及未來(lái)需要的關(guān)鍵技術(shù)與關(guān)鍵能力，并建立追蹤員工能力現狀及其發(fā)展性的管理系統，制作《人力資源能力分析表》（部門(mén)－專(zhuān)業(yè)維度、職位－專(zhuān)業(yè)維度），并將技術(shù)與能力盤(pán)點(diǎn)與招募、培訓、晉升等人力資源系統結合。需要注意的是技術(shù)與能力盤(pán)點(diǎn)不是一次即可的解決方案，而是持續的過(guò)程，能力盤(pán)點(diǎn)要及時(shí)更新，才能符合企業(yè)發(fā)展的需求。

　?。常肆Y源政策盤(pán)點(diǎn)

　　只有解決了政策和機制問(wèn)題，人力資源盤(pán)點(diǎn)才會(huì )為人力資源管理奠定堅實(shí)的基礎。對公司現有人力資源管理政策進(jìn)行梳理，判斷人力資源管理政策的系統性和有效性，分析相關(guān)政策是否有助于現有人力資源的保留和開(kāi)發(fā)，是否能夠支持組織戰略目標的實(shí)現。依據組織發(fā)展戰略，對現有人力資源政策進(jìn)行梳理和修正。

　?。矗肆Y源心理狀態(tài)盤(pán)點(diǎn)

　　一些企業(yè)在進(jìn)行人力資源盤(pán)點(diǎn)時(shí)，往往只關(guān)注員工人事信息以及技能信息系統的建立，而忽略了更根本的員工心理狀態(tài)的記錄與分析。實(shí)際上，個(gè)性測試、心理測驗是人力資源盤(pán)點(diǎn)的一項重要內容。對員工的行為進(jìn)行預測，不但有利于做好人力資源規劃工作，也可為組織制定有針對性的政策，采取相應的管理措施提供參考。企業(yè)應該逐步建立員工心理檔案系統，用科學(xué)的手段了解企業(yè)員工的個(gè)性特征、行為偏好等情況（例如，對員工進(jìn)行職業(yè)人格類(lèi)型測驗、職業(yè)能力傾向測驗等并記錄分析），通過(guò)觀(guān)察和研究員工個(gè)性與離職率以及其他管理因素之間的相關(guān)關(guān)系，制定合理的人力資源規劃，有的放矢地制定各項管理制度，引導員工行為導向符合組織期望的行為方向。

人力資源盤(pán)點(diǎn)方法

　　根據人力資源盤(pán)點(diǎn)內容的需要，可以采用文獻查閱法、問(wèn)卷調查法、訪(fǎng)談法、觀(guān)察法、潛能測評法、業(yè)績(jì)調查法等不同的方法。

　?。保墨I查閱法

　　人力資源部負責查閱公司整體戰略規劃數據、企業(yè)組織結構數據、財務(wù)預算數據、各部門(mén)年度規劃數據等相關(guān)資料。由人力資源規劃專(zhuān)職人員負責整理企業(yè)人力資源政策、薪酬福利、培訓開(kāi)發(fā)、績(jì)效考核、人力資源變動(dòng)等方面的數據資料，從以上數據中提煉出所有與人力資源規劃和盤(pán)點(diǎn)有關(guān)的數據信息，并整理編報。

　?。玻畣?wèn)卷調查法

　　人力資源部根據公司經(jīng)營(yíng)戰略計劃和目標要求以及人力資源盤(pán)點(diǎn)工作進(jìn)度計劃，下發(fā)相關(guān)調查表，在限定工作日內由各部門(mén)填寫(xiě)后收回。

　　在人力資源盤(pán)點(diǎn)工作進(jìn)行期間，各部門(mén)應該根據業(yè)務(wù)需要和實(shí)際情況，及時(shí)、全面地向人力資源部提供有關(guān)的信息數據。人力資源部工作人員應該認真吸收接納各部門(mén)傳遞的信息。

　?。常疂撃軠y評法

　　潛能測評關(guān)注的是員工比較穩定的個(gè)性和能力特征，而個(gè)性和能力是影響個(gè)人業(yè)績(jì)的重要因素，也是影響企業(yè)核心能力是否持久并不斷創(chuàng )新的基礎因素。進(jìn)行潛能測評的主要工具有：結構化面談、心理測驗和情景測驗等。

　?。矗畼I(yè)績(jì)調查法

　　通過(guò)業(yè)績(jì)調查，除了分析關(guān)鍵人才的綜合能力與表現外，還能夠發(fā)現業(yè)績(jì)不佳背后的根源，為改進(jìn)人力資源政策提供一手的資料。進(jìn)行業(yè)績(jì)調查，不僅要查閱員工的業(yè)績(jì)檔案，還可以對其上級主管進(jìn)行深度訪(fǎng)談。此外，為了更準確地把握員工能力，還可以運用３６０度反饋技術(shù)，征詢(xún)同事或客戶(hù)的反饋，獲得大量有價(jià)值的信息。

　　人力資源盤(pán)點(diǎn)不是一勞永逸的工作，要依據組織戰略發(fā)展定期進(jìn)行。這就要求有完善的人力資源管理制度作保障。例如，工作日志制度、完善的檔案管理制度（員工績(jì)效考核檔案、培訓檔案、人力資源流動(dòng)統計檔案）等。作為人力資源管理系統的重要組成部分，人力資源盤(pán)點(diǎn)要與其他人力資源管理模塊相結合，比如適合企業(yè)戰略、流程的職位分析以及在此基礎上形成的職位說(shuō)明書(shū)以及職務(wù)規范，就是進(jìn)行有效的人力資源盤(pán)點(diǎn)的基礎。此外，還要考慮外部因素以及內部因素的影響，對國內外政治經(jīng)濟社會(huì )環(huán)境的發(fā)展趨勢、人口結構的變化、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步、同業(yè)競爭狀況等進(jìn)行科學(xué)的分析與判斷。
 人力資源盤(pán)點(diǎn)實(shí)務(wù)

本人曾到一家建筑公司做人力盤(pán)點(diǎn)的顧問(wèn)工作，這是一家國營(yíng)的工程建筑公司己有三十多年歷史。在人力評估訪(fǎng)談過(guò)程中我發(fā)現一些有趣的現象，往往公司依現有人力狀況承包下適當工作量的公共工程，但不是無(wú)法如期完成，就是工程實(shí)際人工成本費用超出原訂預算金額許多。問(wèn)題出在鋼骨焊接工人的工作上，在編制上有三十名焊接工，實(shí)際上也有三十名焊接工，但每次實(shí)際在現場(chǎng)工作的焊接工不到十五人，其余的焊接工都在做品檢及報表填寫(xiě)的工作或監督外包廠(chǎng)商的施工焊接工作等。有時(shí)為趕工程進(jìn)度，施工單位必須從公司外雇用大批臨時(shí)有專(zhuān)業(yè)執照的焊接工人來(lái)協(xié)助趕工進(jìn)度。最后工程款的結算總是高出預算許多。

        
從工程進(jìn)行過(guò)程中我們很明顯的看到焊接工的人力，并未充份的利用到。在深究其原因我發(fā)現關(guān)鍵在于焊接工的年齡，據焊接單位主管的說(shuō)明是，焊接工在四十歲以后做焊接工作時(shí)手容易抖動(dòng)，這可能與視力退化及手握電焊槍的定力有關(guān)，若焊接時(shí)手抖動(dòng)會(huì )造成焊接點(diǎn)起氣泡，使焊接品質(zhì)產(chǎn)生問(wèn)題。了解焊接工作需要的體能與工作品質(zhì)有關(guān)，體能又與年齡有關(guān)，當然每個(gè)人的體能并不一定與年齡同步變化，但施工單位主管必須找出一個(gè)可以掌握的標準做為人力調配的依據，目的在降低問(wèn)題品質(zhì)的發(fā)生率。從該公司焊接工人的年齡分布來(lái)看，確實(shí)有一半以上的焊接工年齡超過(guò)四十歲?；蛟S這就是問(wèn)題所在，也就是公司必須面對需要解決的問(wèn)題。

        
另外一家傳統食品加工業(yè)的老板，近幾年來(lái)感覺(jué)生意愈來(lái)愈難做，因此想轉投資高科技的光電產(chǎn)業(yè)，他希望能從原來(lái)的食品加工廠(chǎng)中找出目前已過(guò)剩的人員，希望將他們能轉到新成立的光電制造工廠(chǎng)，一方面減少原食品工廠(chǎng)的人事成本，另一方面挑選一些熟悉公司企業(yè)文化及忠誠度高的員工進(jìn)駐新公司的籌建。那些人員可以轉任？那些人員無(wú)法轉任？這位老板面臨他傳統食品加工廠(chǎng)的人力盤(pán)點(diǎn)問(wèn)題。

        
由此看來(lái)現有人力不一定等于現有有效人力，現有有效人力也并不一定等于未來(lái)有效人力，所以人力盤(pán)點(diǎn)應協(xié)助公司在人力規劃上早做應變措施。

        
許多人力資源管理從業(yè)人員常誤以為“人力盤(pán)點(diǎn)”是純粹人力資源部的業(yè)務(wù)項目之一。這是不對的，“人力盤(pán)點(diǎn)”往往是公司在面臨重大決策時(shí)(如擴廠(chǎng)、遷廠(chǎng)、投入新產(chǎn)品、退出市場(chǎng)、裁員或關(guān)廠(chǎng)等)，針對公司整體資源進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)評估中的重要一環(huán)。當然也有公司將人力盤(pán)點(diǎn)與人力規劃當做經(jīng)常持續性的工作，或許隨時(shí)配合公司經(jīng)營(yíng)目標的建立及修改，年度每季做一次人力規劃報告。

        
通常在公司的經(jīng)營(yíng)策略方向未確立前，資源如何分配對公司現在與未來(lái)的發(fā)展最有利，所有與公司經(jīng)營(yíng)有關(guān)的內外資源均應列入考量及檢驗。“人力盤(pán)點(diǎn)”及“技能盤(pán)點(diǎn)”是屬于人力資源部的資源盤(pán)點(diǎn)的工作之一。因此“人力盤(pán)點(diǎn)”扮演著(zhù)提供決策者制訂策略的重要參考資料角色，另一方面在公司經(jīng)營(yíng)策略確立后，接著(zhù)新的人力及技術(shù)需求自然會(huì )出現，因此“人力盤(pán)點(diǎn)”及“技能盤(pán)點(diǎn)”便能幫助人力資源部門(mén)做有效的公司整體人力規劃政策。

        
“人力盤(pán)點(diǎn)”及“技能盤(pán)點(diǎn)”應該合并來(lái)做，主要是先要確定公司營(yíng)運上現在及未來(lái)所需要那些技能？現有人力是否具備這些技能？若目前人力沒(méi)有足夠的技能或現有人力的技能未來(lái)不再需要，該怎么辦？

        
人力資源部應按公司營(yíng)運需求的急迫性、優(yōu)先級，制訂有效的人力規劃政策，當然一方面要符合公司營(yíng)運需求提供公司足夠的、有效的及低成本的人力資源，另一方面要照顧現有員工的權益及發(fā)展。

        
公司在做人力規劃及預測時(shí)，要考慮下列因素：

        
1、外界的挑戰  ：國內外政經(jīng)社會(huì )環(huán)境的發(fā)展趨勢、科技進(jìn)步的程度、同業(yè)競爭的狀況。

        
2、公司經(jīng)營(yíng)決策  ：經(jīng)營(yíng)目標及策略(如銷(xiāo)售、產(chǎn)品及生產(chǎn)等策略)的方向確立，訂定各項營(yíng)運功能對人力需求的順序時(shí)間表。

        
3、人力變動(dòng)因素：年度員工流動(dòng)率、缺勤率，退休、開(kāi)除、辭職、死亡、每位員工每月平均加班小時(shí)數等等因素列入考量。近三年的人力異動(dòng)平均比率。

        
4、人力來(lái)源及人力成本  :  掌握最便捷、最適合及成本最低的人力資源，評估各項招募管道的可行性及成本分析。

        
5、技術(shù)技能需求：工作分析、技能類(lèi)別性質(zhì)、技能等級標準、技能訓練、技能評鑒考核、技能證照等。

        
6、工作量分析：從公司預定的年產(chǎn)量或營(yíng)業(yè)額或銷(xiāo)售量去推算需要的直接人力，再以競爭者的模范標竿做為計算間接人力的參考，加上人力變動(dòng)因素的考量求出實(shí)際公司運作需要的人力。

        
7、工作重新設計或安排  :  升遷、調動(dòng)、改組、訓練或外包等。

        
“人力盤(pán)點(diǎn)”應根據上面因素來(lái)設計人力盤(pán)點(diǎn)的實(shí)施內容，首先要設計員工個(gè)別的人力盤(pán)點(diǎn)調查表，表中除員工個(gè)人、所屬工作單位及目前負責工作內容等基本資料外，應包含員工的專(zhuān)業(yè)知識及專(zhuān)長(cháng)技術(shù)類(lèi)別、在加入公司前的工作經(jīng)驗及在加入公司期間的職務(wù)變動(dòng)經(jīng)歷與工作經(jīng)驗、與公司工作相關(guān)的技能及工作年資、專(zhuān)業(yè)證照、教育程度及訓練紀錄、工作績(jì)效考核成績(jì)及主管面談紀錄、個(gè)人事業(yè)生涯規劃、個(gè)人重大傷病紀錄、性向測驗報告、主管對于員工個(gè)人企圖心及創(chuàng )意能力表現的評語(yǔ)及語(yǔ)文學(xué)習能力等等資料。表中填寫(xiě)的年齡及年資常做為公司考量人力替換的依據，年齡較大或年資較長(cháng)的員工，若無(wú)法再運用其技術(shù)專(zhuān)長(cháng)或再教育訓練，公司可能鼓勵這些員工提早退休。若學(xué)歷低或無(wú)法再教育訓練的員工，公司可能考慮資遣。

        
當收集到的員工個(gè)人調查資料輸入計算機后，依技術(shù)專(zhuān)長(cháng)分類(lèi)，多少人己達技能標準等級？各技能等級還缺多少人？多少人可用內訓來(lái)補足人力缺口？多少人需要從公司外雇用？什么時(shí)候需要雇用那些技能等級的人？從何處尋找這類(lèi)具有適合公司需要的技術(shù)等級人才？多少是需要有足夠經(jīng)驗可立即上線(xiàn)工作的人？多少是需要有些經(jīng)驗的人雇進(jìn)公司再訓練？公司現有此類(lèi)技術(shù)的人員流動(dòng)率如何？是否有員工短期內將要退休？經(jīng)過(guò)計算機依決策者需求輸出分析資料，一方面提供公司高層主管做進(jìn)一步?jīng)Q策參考，另一方面人力資源部依公司營(yíng)運需求制訂有效的人力資源規劃及執行方向。

        
由人力資源部在企業(yè)網(wǎng)絡(luò )上設計人力盤(pán)點(diǎn)調查表，分成三個(gè)部份：

        
1、個(gè)人基本資料、學(xué)經(jīng)歷及員工個(gè)人掌握的個(gè)人信息例如個(gè)人考上某計算機軟件執照或自己在外接受技能訓練獲得證照或個(gè)人事業(yè)生涯規劃等屬于個(gè)人才知道的信息，由員工個(gè)人負責填寫(xiě)輸入。

        
2、員工直屬主管負責填寫(xiě)輸入該員工的技能水準評鑒，工作表現及學(xué)習能力等評語(yǔ)或發(fā)展潛力評估等。

        
3、人力資源部負責填寫(xiě)輸入該員工的技能等級資料、訓練紀錄、升遷調動(dòng)及調薪記錄、工作績(jì)效考核成績(jì)、請假及獎懲或建議案等個(gè)人紀錄等。

        
人力資源部每月或每季主動(dòng)要求員工及其直屬主管更新計算機資料，因此人力資源部可以隨時(shí)提供公司高階主管最新的人力盤(pán)點(diǎn)信息。