關(guān)于公司周例會(huì )及月度總結例會(huì )流程通知

    時(shí)間：2022-10-08

 關(guān)于公司周例會(huì )及月度總結例會(huì )流程通知

 為使每次會(huì )議更高效、有序，現將開(kāi)會(huì )有關(guān)事項通知如下，各員工須遵照執行。 

一、周例會(huì )

1、 時(shí)間：每周一下午13:30-15:00 （控制在1.5小時(shí)內）

2、 參與人員：各部門(mén)負責人

3、 主持：各參與人員輪流主持

4、 會(huì )議流程

會(huì )前：①會(huì )議室清潔、整理，根據與會(huì )人員安排好座位等。

②根據需要印發(fā)會(huì )議文件資料。

③根據需要準備好會(huì )議記錄工具（筆，記錄本，錄音筆等）。

④根據需要準備好會(huì )議需用的設備（電腦，投影儀等）。

⑤至少提前半個(gè)工作日發(fā)放會(huì )議通知，并把與會(huì )人員情況反饋給會(huì )議主持者。

⑥與會(huì )人員需提前準備好會(huì )中所需匯報內容。

⑦與會(huì )人員需提前安排好會(huì )議時(shí)間段內所需處理的其它工作。

⑧手機關(guān)機或調成靜音狀態(tài)。

⑨會(huì )議記錄與主持者，需提前一分鐘到達會(huì )議室。

⑩如有其它新的指示安排，提前告知與會(huì )人員。

會(huì )中：①會(huì )議記錄者根據既定的記錄格式做好會(huì )議記錄。

②會(huì )議主持者根據既定的會(huì )議議程控制整個(gè)會(huì )議過(guò)程。

③與會(huì )人員積極發(fā)言，并注意自己的語(yǔ)氣、語(yǔ)速、音量等。

會(huì )議內容：與會(huì )人員匯報上次會(huì )議決策執行情況及本周具體工作計劃、安排。

會(huì )后：①發(fā)放會(huì )議記錄，（根據需要發(fā)放給與會(huì )人員及未與會(huì )人員）。會(huì )議記錄應準確，會(huì )議中所形成的決策要突出承擔行動(dòng)的責任人、具體完成時(shí)間及標準。

②根據會(huì )議對執行進(jìn)行監督、檢查、反饋。

二、月例會(huì )

1、時(shí)間：每月三號下午13:30-15:30（控制在2小時(shí)內）

2、參與人員：公司全體員工

3、主持：阮總

4、會(huì )議流程

會(huì )前：同上

會(huì )中：同上

會(huì )議內容：①由店長(cháng)匯報上月店鋪整體計劃指標完成情況，并由各部分責任人協(xié)同匯報在執行計劃過(guò)程中發(fā)現的問(wèn)題，未（如未完成）完成的原因，解決方案，具體行動(dòng)計劃等。

②本月主要工作計劃、指標（包括責任人、具體完成時(shí)間、達到標準等）

會(huì )后：同上

三、開(kāi)會(huì )注意事項及紀律要求

①提前做好各項準備工作，拒絕會(huì )議遲到、無(wú)故缺席。

②如確實(shí)有事，提前請假，并提前委托交代安排好自己在會(huì )中所需發(fā)言的內容。

③開(kāi)會(huì )時(shí)應精神飽滿(mǎn)，衣著(zhù)端莊，端莊坐姿，禁止嚼口香糖、蹺二郎腿、趴在桌子上或躺在椅子上，禁止勾肩搭背、竊竊私語(yǔ)，禁止隨意進(jìn)出（如確實(shí)有事，應舉手示意，得到主持者同意后方可外出），應認真聆聽(tīng)，做好筆記，積極發(fā)言。

④周例會(huì )如與月度例會(huì )時(shí)間相當，則一并舉行。如遇節假日則會(huì )議時(shí)間根據實(shí)際情況提前或順延。

四、會(huì )議記錄者要求及注意事項

①保持高度專(zhuān)注，注意聆聽(tīng)，確保記錄準確、有條理，對于不確定信息，會(huì )后確認。

②會(huì )議結束后的一個(gè)工作日內發(fā)放會(huì )議記錄。（會(huì )議記錄可以用電子郵件或紙質(zhì)發(fā)放，收到后應主動(dòng)給與反饋，并認真查看，特別是與自己及團隊相關(guān)的需執行內容，應做好備忘記錄，并按照時(shí)間節點(diǎn)完成，在下次會(huì )議上最好攜帶之，并主動(dòng)匯報執行情況）

③每個(gè)人可以限定發(fā)言時(shí)間，到時(shí)間了負責提醒。

（會(huì )議記錄者需要反應快、寫(xiě)字快、記憶力強，且需要較強的組織、傾聽(tīng)、總結能力，會(huì )后要總結，提升）

五、會(huì )議主持者要求及注意事項

①控制會(huì )議過(guò)程，如發(fā)生與會(huì )議內容或論題無(wú)關(guān)或深入到不必要的細節上，應及時(shí)引導到內容或議題本身。

②如果討論變得復雜，出現各種不同的見(jiàn)解時(shí)，要根據自己的理解將各種觀(guān)點(diǎn)加以概況。

③控制會(huì )議時(shí)間，無(wú)特殊情況，不要拖延。

④給每個(gè)人表述自己意見(jiàn)觀(guān)點(diǎn)的機會(huì )。

⑤每個(gè)發(fā)言（或一個(gè)議題、討論）結束后加以總結概況，以便形成決策或達成結論。

⑥在會(huì )議結束時(shí)，對已取得的結果進(jìn)行概括。如確有必要進(jìn)一步討論的，可以安排下一次會(huì )議。

（會(huì )議主持者需要有較強的語(yǔ)言表達能力，聆聽(tīng)能力，對語(yǔ)言?xún)热莸母爬?、總結、提煉能力，并需要有較強的時(shí)間觀(guān)念，覺(jué)察能力，會(huì )場(chǎng)控制能力等，所以每次會(huì )前要做好充足準備，會(huì )后要總結，提升）

 

附：《會(huì )議紀要表》

                                 

 

 

 

 

 

會(huì )議紀要

會(huì )議主題		會(huì )議時(shí)間
會(huì )議主持		會(huì )議記錄
與會(huì )人員
遲到（早退）人員		缺席人員
會(huì )議內容： 1、 2、 3、
會(huì )議決策
工作任務(wù)（工作任務(wù)的表述應清晰、明確、具體、有標準、可評估）			責任人	完成時(shí)間	檢查監督
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