員工手冊制定及修改重點(diǎn)建議

我們認為，員工手冊不僅僅是規范員工行為的規章制度，而且對規范公司管理有良好的指導作用，即員工手冊中規范員工行為與引導管理人員的行為并重。即《員工手冊》可以引導人事專(zhuān)員在日常人事管理中如何取證，如何保存證據、如何具體操作等問(wèn)題，因此，大多數問(wèn)題人事專(zhuān)員都可以完全按照《員工手冊》的程序來(lái)處理員工問(wèn)題。
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一、 員工入職前風(fēng)險規避制度/ 　　
" Y+ Z7 Q/ J8 r" v3 U& c. J, \% `: ~7 Q　　員工入職前，主要風(fēng)險在于員工的身份真偽、學(xué)歷真偽、身體健康情況、有無(wú)與原單位解除勞動(dòng)關(guān)系、是否存在競業(yè)限制義務(wù)、是否存在保密義務(wù)等各種情況。$ b* \; B6 C6 ]9 R  a1 p( R/ y
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條款設定：
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4 W( |( W0 v/ G, s　　應聘人員申請入職，必須填寫(xiě)入職申請表，提供合法的入職證件，包括但不限于身份證明、學(xué)歷證明、資格證明、離職證明、健康證明等，應聘人員應保證或承諾其填寫(xiě)的個(gè)人情況及提供資料的真實(shí)性、其受聘于公司不違反任何法定或約定的義務(wù)，如有違反上述保證或承諾，視同應聘人員對公司采取欺詐手段，公司將有權依據《勞動(dòng)合同法》的規定予以處分或解雇，不作任何補償，給公司造成損失的，公司有權向其追償。
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, X4 r) i; G1 D! H4 C6 P7 T　　應聘人員須授權公司查詢(xún)其個(gè)人資料及相關(guān)證件，并承諾不因公司以此方式獲取應聘人員個(gè)人信息資料而起訴，公司人力資源部將視情況需要核實(shí)應聘人員的個(gè)人資料。
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二、 員工入職時(shí)勞動(dòng)合同簽訂制度

  {1 `$ r# z- D' o4 c　《勞動(dòng)合同法》雖然規定員工入職后一個(gè)月內簽訂勞動(dòng)合同，但對于用人單位而言，最妥善的方式是在入職前就簽訂合同，這樣可以避免員工入職后故意拖延或對勞動(dòng)合同條款有異議，導致一個(gè)月內無(wú)法簽訂勞動(dòng)合同，人事管理困擾或支付雙倍工資的風(fēng)險。
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參考規定：2 z% S9 I2 _+ p
　　
( h( d$ z3 z: _$ `: b0 c　　公司實(shí)行勞動(dòng)合同管理制度，員工入職前必須與公司簽訂勞動(dòng)合同。未能在入職前簽訂勞動(dòng)合同的員工，必須在入職后一個(gè)月內簽訂，員工拒絕簽訂的，公司可提前三日通知員工終止勞動(dòng)關(guān)系，發(fā)放應得工資，不作其他任何補償。
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/ d% |* c* }: |8 |三、 試用期制度: n, S1 Y3 Y/ J  r9 f
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　　《勞動(dòng)合同法》實(shí)施之前，在試用期，很多企業(yè)與員工簽訂試用期勞動(dòng)合同或不簽訂勞動(dòng)合同，且試用期一律為三個(gè)月，等試用期滿(mǎn)再簽訂正式的勞動(dòng)合同。這一做法現在已經(jīng)面臨很大風(fēng)險，應予糾正，同時(shí)，企業(yè)錄用員工時(shí)，應向其書(shū)面發(fā)出錄用通知書(shū)，并在錄用通知書(shū)上載明錄用條件及不符合錄用條件的后果。
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參考規定：: F' h/ ]) O# g* t! n3 c' X! K
　　公司決定聘用應聘人員時(shí)，將向員工發(fā)出書(shū)面錄用通知書(shū)?！　?/span>
' [2 [- k7 R: r' n　　新入職員工實(shí)行試用期制度，根據勞動(dòng)合同期限的長(cháng)短，試用期為一至六個(gè)月?！　?/span>
# J( |* I3 ^; u6 j8 o8 R- b# Q　　試用期內，公司根據員工表現，根據《錄用通知書(shū)》及《公司績(jì)效考核辦法》考核是否符合錄用條件，經(jīng)考核符合錄用條件的，轉為正式員工，如員工被證明不符合錄用條件，公司將即時(shí)解除勞動(dòng)合同，不作任何補償；試用期內，員工離職需提前三日書(shū)面通知公司。3 q7 H0 ?- `7 C: p
　　
7 t! z7 T. ]" q9 A# }; ?9 w, [1 O四、 調整工作崗位制度* G) e" L( a. f: Z" |" l+ A5 ^+ z' c
　　
+ w5 y  i3 {4 z參考規定：　　
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' A, m; _. }( i) ?' \4 P* k2 C　　試用期滿(mǎn)合同未到期員工，公司需調整員工工作崗位的，原則上需與員工協(xié)商一致，但公司臨時(shí)調整員工工作崗位（不超過(guò)三個(gè)月）、公司組織架構調整、產(chǎn)業(yè)、產(chǎn)品結構調整及工藝規程、組織機構設置等情況發(fā)生變化以及員工不勝任工作崗位的情形除外?！　?/span>
) @- a+ j# o, H* I/ a　　公司將根據以下原則之一確定員工是否勝任本崗位工作：（需根據公司實(shí)際需要確定）: i" Q& ~, {2 c
　　1.績(jì)效考核不合格；
% a. q5 Z8 [  Q" p) T　　2.身體、知識、技術(shù)、職業(yè)資格及管理水平等無(wú)法達到崗位要求；
0 X/ Q' R1 |2 m+ b" q　　3.三個(gè)月內出現本崗位常規情況下不應出現之情形達三次或以上。- E7 w( @9 J( m0 e; N2 y
　　4.其他不符合崗位要求的情形?！　?/span>
' m% ]+ F& |, Y8 O4 v9 z　　員工經(jīng)證實(shí)不勝任原工作崗位的，公司將根據公平、合理原則及員工實(shí)際，對員工進(jìn)行培訓或調整員工工作崗位（包括降職、換崗等），員工調整工作崗位后，根據以崗定薪的原則確定其薪資水平（包括提升或降低）。員工應按公司規定接受培訓或到新崗位報到上班，不同意接受培訓或調整工作崗位的，公司將根據《勞動(dòng)合同法》及公司規章制度進(jìn)行處分直至解除勞動(dòng)合同。: @1 _0 @2 o9 H( @' x
　　
" p' b6 N6 f$ w8 x) ]五、 工資結構調整制度
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　　很多企業(yè)在工資支付制度上存在不合理性，有些是給員工一個(gè)固定的工資，而并未有具體的項目，有些雖然分解成幾個(gè)項目，但這些項目都是固定的，無(wú)法變動(dòng)，這樣就使工資支付僵化，無(wú)法靈活調整員工工資，導致只能調高而不能降低員工工資。我們認為應對工資結構進(jìn)行調整，引入績(jì)效獎金一欄，對其工資根據員工績(jì)效進(jìn)行浮動(dòng)，以貫徹多勞多得的原則，提高員工的積極性，并將降低員工工資的主動(dòng)權掌握在用人單位手中，同時(shí)，企業(yè)可以根據自身實(shí)際，制定合法合理的并具操作性的績(jì)效考核辦法，定期對員工的工作績(jì)效進(jìn)行考核，并據此調整員工工資、崗位，《績(jì)效考核辦法》可作為《員工手冊》的附件發(fā)給員工。
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; |1 f* V: Q- A. W9 ?參考規定：
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　　員工的工資結構由正常工作時(shí)間工資、加班工資、崗位工資（津貼）、（技術(shù)津貼）、績(jì)效獎金等構成，崗位工資根據工種及職級確定，績(jì)效獎金將根據員工本人績(jì)效、本部門(mén)效益等予以浮動(dòng)。/ i) ?0 g" u* F5 f! T( p6 ?
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　　公司所稱(chēng)的正常工作時(shí)間工資，是為員工每月周一至周五每天八小時(shí)出勤的工資，該工資不低于深圳市最低工資標準，計算加班工資以其為基數。% |% X: @" q1 [" X  A& ]
　　
) R. m- F& @' q# y8 q+ d* G. t, F　　月薪制工資人員，其工資實(shí)行包干制，即加班工資實(shí)行預付制，月薪工資中津貼一項包含約定的平時(shí)及雙休例行加班時(shí)間的加班工資，超出約定的加班時(shí)間或者預付之加班工資不足以及法定節假日加班的，另行以正常工作時(shí)間工資按《勞動(dòng)法》規定計算加班工資，具體見(jiàn)員工工資目錄。
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　　以上內容是我們從員工手冊關(guān)于入職前風(fēng)險規避制度、勞動(dòng)合同簽訂制度、試用期制度、調整工作崗位制度等六點(diǎn)提出了制定及修改的建議，下面接下來(lái)繼續給大家提出關(guān)于離職的有關(guān)規定等六個(gè)問(wèn)題進(jìn)行詳細的分析并提出建議，以供大家參考：
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一、加班、考勤記錄及工資支付數額異議制度5 m7 j; u! H) H& w7 [
　　
( c# P# t$ C# s% G　　根據廣東省高院及省仲裁委發(fā)布的指導意見(jiàn)，電子考勤記錄須員工本人簽名才能作為計算加班工資的依據。因此，員工手冊可以在這方面予以規定。如果是紙質(zhì)考勤卡，則每月結束后應由員工在紙質(zhì)卡上簽名確認，如電子考勤，有條件的企業(yè)可以每月將電子考勤記錄打印出來(lái)，由員工確認簽名，如認為這樣成本過(guò)高，應在員工手冊上作相應特殊規定，以確定電子打卡記錄的有效性。
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5 k7 }0 h* m8 [6 z  a參考規定：
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　　公司每月向員工發(fā)放工資時(shí)，將書(shū)面記錄支付員工姓名、工資數額、工作時(shí)間（含加班時(shí)數）、領(lǐng)取者的姓名以及簽字、支付時(shí)間以及支付項目和金額、加班工資金額、應發(fā)金額、扣除項目和金額、實(shí)發(fā)金額等事項。員工領(lǐng)取工資時(shí)對工資臺帳記載的工作時(shí)間、工資數額等確認無(wú)誤后簽名予以確認，如在簽名后發(fā)現有誤差，應在工資發(fā)放后七日內書(shū)面向公司人力資源部（財務(wù)部）提出，逾期則視為沒(méi)有異議，公司將不再受理。
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" O! U2 e6 v) R, w! j二、離職的有關(guān)規定
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: W2 [' X, X1 F* c參考規定：3 z' z. R" v5 ~  Z
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　　試用期員工離職，須提前三日以《辭職申請書(shū)》書(shū)面形式向人力資源部提出；試用期滿(mǎn)后的正式員工離職，應提前三十日以《辭職申請書(shū)》書(shū)面形式向人力資源部提出。提前通知期不足，造成公司經(jīng)濟損失的，應予賠償。特殊情況下員工確需提前離職的，須人力資源部經(jīng)理批準。
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6 j& Q: `* h# H. h  y1 K　　員工未按照勞動(dòng)合同及公司的規定履行工作交接義務(wù)的，公司有權暫時(shí)不予支付員工經(jīng)濟補償，超過(guò)三日仍拒不辦理工作交接手續或不辭而別造成公司經(jīng)濟損失的，員工應當承擔賠償責任，公司有權從員工工資、經(jīng)濟補償中予以扣除，工資、經(jīng)濟補償尚不足以彌補損失的，員工仍需賠償損失。6 {+ d3 n" [# u: h
　　
% e% _0 h! y7 v4 L　　員工不辭而別導致公司無(wú)法為其辦理離職手續的（包括但不限于退保、出具解除勞動(dòng)合同的書(shū)面證明等），由此產(chǎn)生的一切法律后果由員工自行承擔。" V$ d4 K* h7 y9 S/ f* t
　　
" r2 k. T% o) B三、公司書(shū)面文件送達制度4 D6 ~; ?" j+ ]3 r& [' A4 p4 Y( M
　　
& D# W$ I3 K7 W" ^5 @3 P' f& t　　公司的有關(guān)書(shū)面文件（如處分通知、解雇通知書(shū)等），在無(wú)法直接送達給員工時(shí)（如員工拒簽、下落不明），公司應采取一定的措施，并在員工手冊中予以規定。- l+ I" H+ Z4 ?8 {
　　
3 m4 Y& o$ j4 ], r2 Q; G參考規定：1 y# x5 l: K/ N/ }; b* U7 x# @  N  y* Y
　　
8 b: R1 t" P5 {6 o& [& D3 o　　公司發(fā)送給員工的書(shū)面文件（包括但不限于處分通知、解除勞動(dòng)合同通知），員工應配合簽收，如書(shū)面文件無(wú)法直接送達至員工時(shí)（包括但不限于拒絕簽收、下落不明），公司可以通過(guò)以下任一方式送達：　　
! F- \% |7 d4 Y. M+ c/ l- O. i# r) D　　1.留置送達。員工拒絕承認錯誤的，由員工同事及上級主管簽名確認拒絕簽收的情形，或由工會(huì )予以確認備案，將書(shū)面文件留置于員工辦公桌或其工作位置，該書(shū)面文件同時(shí)將在公司公告欄予以公告，此方式視為送達。
: D$ }: t! \5 N  H5 e　　2.郵寄送達。將有關(guān)書(shū)面文件郵寄至員工的戶(hù)籍地址或通訊地址，該書(shū)面郵寄文件一旦發(fā)出即視為送達。/ _& P+ B3 O9 ~7 Y7 F- L
　　3.公告送達。將在公司注冊地地級市（含）以上報紙刊登書(shū)面公告或通知，刊登之日即視為送達之日。' F0 J) C5 {6 d- t4 D' Q9 O
書(shū)面文件一經(jīng)送達，即發(fā)生法律效力。8 }! x' r) V+ R1 h$ A0 e
　　
/ E+ Z  `! \" K3 j四、違紀處分證據搜集制度
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  N1 |3 X# ~( o. o, P: v　　對于員工違紀處分，應根據公司實(shí)際列明相關(guān)行為，從輕微違紀到中度違紀再到嚴重違紀行為，一一列明相應的處罰措施，并制定屢次加重處罰行為或采取違紀累計記分制度。如第二次警告為記過(guò)或第二次警告為嚴重警告，一年內記大過(guò)三次的予以解雇處分等等。在對員工進(jìn)行警告、記過(guò)、記大過(guò)處分時(shí)，可以同時(shí)予以罰款處分，如警告罰款20元、記過(guò)罰款50元等，如果不罰款，則可以采取扣績(jì)效獎金的方式，如規定員工有違紀行為，視為績(jì)效不良，所有處分行為作為績(jì)效考核評估的依據。人事專(zhuān)員在處理員工違紀問(wèn)題時(shí)，注意證據的搜集工作，如員工違紀的，要其書(shū)寫(xiě)書(shū)面檢討，承認錯誤，并將處分通知送達給員工簽名確認，記入人事檔案，在員工拒絕書(shū)寫(xiě)檢討、或檢討不符合事實(shí)時(shí)、或拒絕簽名確認時(shí)，人事專(zhuān)員也可以采取邀請部門(mén)主管、組長(cháng)、工會(huì )人員與員工談話(huà)，并書(shū)面記錄的方式進(jìn)行證據固定工作（即通稱(chēng)的談話(huà)筆錄），最后由全體參加此次會(huì )談的人員簽名確認談話(huà)內容，或者采用錄音方式等。1 `; q' |0 `$ D9 C
　　
! T8 M4 \$ K+ i. _五、民主程序問(wèn)題
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7 T+ f% i) g8 S) u" [　　《勞動(dòng)合同法》第四條規定，涉及員工切身利益的企業(yè)規章制度，需全體員工或職工代表大會(huì )通過(guò)，才能有效作為企業(yè)管理行為的依據。對此，在《員工手冊》的制定或修改過(guò)程中，有條件的企業(yè)，可以采取由工會(huì )主持，每個(gè)部門(mén)選派一定代表，采取座談方式，由專(zhuān)門(mén)人員記錄座談代表對《員工手冊》相應條款發(fā)表的意見(jiàn)或建議，然后由所有與會(huì )人員簽名。
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( z/ l& v# B# K4 i六、公示問(wèn)題
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　　《員工手冊》作為企業(yè)管理的依據，必須符合三個(gè)條件，民主性、公示性、合法性。合法性由律師審核，但民主性和公示性需要企業(yè)自行操作，律師僅提供具體操作建議。公示性，即企業(yè)規章制度必須向員工公示，以讓員工知曉其內容。很多企業(yè)采取在公告欄公告的方式，單純的此種方式不甚妥當，企業(yè)很難證明該規章制度是何時(shí)公示的。我們認為可以采取以下幾種方式對其進(jìn)行補強證據：1 l- s% a2 t/ q4 J
　　
) O3 N  w8 N9 u7 o: h* e　　1、采取培訓的方式。對于新員工，可以采取入職培訓，受訓人員并在培訓會(huì )議上簽名，簽名簿上記載培訓內容（如《員工手冊》），這樣就達到了公示效果；對于老員工，很多企業(yè)擔心新制定的規章制度不方便向老員工公示，我們認為，老員工亦可以采取培訓的方式，如在不加班的時(shí)候或生產(chǎn)比較閑的時(shí)候，要求員工培訓，程序如前所述。
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6 M3 H; s6 h: j, [- H% h2 @! [　　2、公告拍照。在張貼公告的當天，用數碼相機將公告內容拍下，照片上記載拍照時(shí)間。
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　　3、勞動(dòng)局備案的方式。合法合理的規章制度，可以在勞動(dòng)局備案，以證明規章制度的民主性、合法性及公示性，勞動(dòng)局會(huì )出具證明以證實(shí)公示的時(shí)間。) r: `: q) }+ @
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　　4、將印刷成冊的《員工手冊》發(fā)給每一位員工，并讓員工簽收，此種方式對于老員工可能存在一定的操作障礙，如果有障礙可以對新員工采取此種方式。