企業(yè)危機新聞發(fā)布會(huì )流程與準備手冊

    時(shí)間：2022-06-09

一、       時(shí)機選擇

1、  所需解決的問(wèn)題核心是什么，如何回應，已做好的充分的準備；

2、  新聞通稿和聲像資料，包括背景、事件簡(jiǎn)介等，可以完全提供給媒介

3、  公司管理層公開(kāi)露面是否能夠為公司獲得或提高凝聚力或是可信度？

4、  能否提供給記者在別處得不到的新聞或是信息？

5、  新聞發(fā)言人能否有效傳遞信息并經(jīng)受住提問(wèn)的考驗？

6、  是否存在其他有效向記者傳遞信息的途徑？如一次聚餐，等

7、  與記者面對面交流，是否可以為他們提供一個(gè)詢(xún)問(wèn)公司其他方面信息的機會(huì )，如公司戰略等；

 

二、       籌劃與準備中的“彩排”

1、  聚焦語(yǔ)言表達能力強的人，坐在記者席，演練兩類(lèi)問(wèn)題——一是肯定會(huì )被問(wèn)到的問(wèn)題，二是公司不希望被問(wèn)到的 問(wèn)題，讓發(fā)言人重復練習2-3遍；

2、  讓通曉技術(shù)的人員與會(huì )，檢查發(fā)言人所說(shuō)是否準確，如涉及法律問(wèn)題，須召集法律顧問(wèn)；

3、  反復播放“彩排”錄像，讓新聞發(fā)言人看看自己的表情、體語(yǔ)效果，然后提意見(jiàn)；

4、  專(zhuān)業(yè)人士培訓。 要相信專(zhuān)業(yè)人士的幫助，即使你認為永遠也不會(huì )召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì )，也有必要了解面對媒體時(shí)的訓練，如果某件丑聞引來(lái)大批記者堵你門(mén)口，那時(shí)訓練就來(lái)不及了；

 

三、       新聞發(fā)言人的選擇

1、  新聞發(fā)言人不一定是企業(yè)的最高層，但要有頭銜，有權代表公司，他可能是副總級別，負責公關(guān)事務(wù)；

2、  新聞發(fā)言人需要有極強的溝通與表達能力，邏輯性強，語(yǔ)言表達準確，在肢體言語(yǔ)、表情等外表方面有過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓；

3、  執行原定計劃并加以靈活調整的能力；

4、  新聞發(fā)言人心理素質(zhì)非常關(guān)鍵，記者經(jīng)常用各種方式套取信息，常用的方式如：重復你說(shuō)的最后幾個(gè)字，誘導你繼續說(shuō)下去； 突然停下來(lái)，與你對視，看誰(shuí)先轉移目光

 

四、       第三方機構選擇

第三方客觀(guān)公正的角色和特有的權威性都有利于為外界提供更加強有力的聲音。

對于危機處理的發(fā)布會(huì )，如果能邀請第三方權威機構人員如當地行業(yè)的主管部門(mén)領(lǐng)導、行業(yè)協(xié)會(huì )領(lǐng)導甚至政府部門(mén)領(lǐng)導前來(lái)，再好不過(guò)，請他們現身說(shuō)法。

盡量避免利益相關(guān)方在場(chǎng)發(fā)表有利或不利言論。

 

五、       媒體邀請

1、有選擇的邀請，不是越多越好，善意媒體，保持聯(lián)絡(luò )的媒體，客觀(guān)公正的媒體，

當新聞發(fā)布會(huì )的主題涉及因競爭對手或者該重大事件過(guò)于敏感，并必須避免惡意誤讀而引發(fā)社會(huì )問(wèn)題時(shí)，需要做好邀請記者的篩選工作及發(fā)布會(huì )現場(chǎng)的“保衛”工作，比如不邀請只關(guān)注反面報道的個(gè)別記者，謝絕那些不請自來(lái)的陌生記者或者不明身份的陌訪(fǎng)者。對于有些敏感事件，媒體總是趨之若鶩，但現在媒體界也存在良莠不齊，職業(yè)道德標準有高下之分的現象。有些記者會(huì )唯恐天下不亂，甚至出于某種動(dòng)機或者商業(yè)競爭目的驅使而帶著(zhù)有色眼鏡來(lái)看待和報道事件，這種情況也越來(lái)越被企業(yè)所關(guān)心和擔憂(yōu)，于是對記者的“選擇性拒絕”也成為辦新聞發(fā)布會(huì )的工作之一。

2、現場(chǎng)接待要有一視同仁的原則。到場(chǎng)的記者無(wú)論是大報還是小報的，主流還是非主流媒體的，新手還是資深記者，要做到一視同仁，最起碼在現場(chǎng)的禮節如態(tài)度上不要厚此薄彼，不要因對方是小報或者月刊雜志記者而有所偏頗，如果自己招呼不過(guò)來(lái)，可以安排相應的同事照應到，尊重別人的結果往往會(huì )是得到很好的回報。

 

六、       環(huán)境設置

1、  座位安排，圓桌式，講臺式，劇院式，隔欄區，攝影區，避免記者壓迫感；

2、  設備調試，影像設備角度、清晰度，音響設備等確保正常使用，無(wú)噪音糙點(diǎn)；

3、  空間大小，不是房間越大越好，小點(diǎn)的會(huì )議室也能有滿(mǎn)滿(mǎn)當當的效果；

4、  環(huán)境選擇，不一定是越高檔越好，環(huán)境選擇也是示弱的一部分；

 

七、       新聞通稿

好防范可能會(huì )后在媒體上出現不利報道的預案。

新聞發(fā)布會(huì )或者記者見(jiàn)面會(huì )是公司處理危機事件時(shí)的重要渠道和對外溝通方式。

坦誠面對和開(kāi)放溝通自然是首要態(tài)度，但實(shí)事求是不等于不講究溝通技術(shù)，這時(shí)前期溝通和考慮周到很重要。

對于在會(huì )上就可能出現一些敏感的甚至對企業(yè)不利的問(wèn)題，公司公關(guān)人員需要事先考慮到那些敏感問(wèn)題，并準備好合理的答案，使現場(chǎng)的應答者如公司領(lǐng)導和新聞發(fā)言人等事先心中有數，避免出錯，只有防患于未然，才能避免因信息通道不暢的原因，事后出現負面報道的情況。

比如：“產(chǎn)品降價(jià)是否意味著(zhù)質(zhì)量降低”，可以從產(chǎn)品降價(jià)的直接原因是公司快速發(fā)展的規模效應而使成本降低，資產(chǎn)重組所帶來(lái)的間接成本下降，公司回饋消費者的降價(jià)行為等等。

并提供可能的數據和使用結果來(lái)進(jìn)一步說(shuō)明產(chǎn)品質(zhì)量并沒(méi)有下降；

比如經(jīng)常遇到的“公司裁員問(wèn)題”，可以從公司提高運營(yíng)效率，減少不利于公司發(fā)展的成本角度，或者說(shuō)明“公司出于戰略發(fā)展的需要，與部分員工提前解除勞動(dòng)合同在所難免，同時(shí)公司正組織這些員工培訓和學(xué)習，幫助他們尋找新就業(yè)崗位等等來(lái)化不利為有利。

做新聞發(fā)布會(huì )得事先從多角度地考慮問(wèn)題并預先到可能的情況，盡可能從正、反各方面去思考和準備各種問(wèn)題及答案，提煉要點(diǎn)，使相關(guān)人員在答記者問(wèn)時(shí)能從容不迫。

之前曾發(fā)過(guò)一篇“如何辦好新聞發(fā)布會(huì )”的文章，討論了公司在舉辦新聞發(fā)布會(huì )的注意事項。不過(guò)公司在處理敏感話(huà)題或者危機事件的背景之下舉辦新聞發(fā)布會(huì )又會(huì )略有不同，常規的如公司高層出面、真誠面對媒體和用戶(hù)等不再多提，這里再補充些個(gè)人以為同樣值得關(guān)注的要素。
1、做好防范可能會(huì )后在媒體上出現不利報道的預案。

新聞發(fā)布會(huì )或者記者見(jiàn)面會(huì )是公司處理危機事件時(shí)的重要渠道和對外溝通方式。

坦誠面對和開(kāi)放溝通自然是首要態(tài)度，但實(shí)事求是不等于不講究溝通技術(shù)，這時(shí)前期溝通和考慮周到很重要。

對于在會(huì )上就可能出現一些敏感的甚至對企業(yè)不利的問(wèn)題，公司公關(guān)人員需要事先考慮到那些敏感問(wèn)題，并準備好合理的答案，使現場(chǎng)的應答者如公司領(lǐng)導和新聞發(fā)言人等事先心中有數，避免出錯，只有防患于未然，才能避免因信息通道不暢的原因，事后出現負面報道的情況。

比如：“產(chǎn)品降價(jià)是否意味著(zhù)質(zhì)量降低”，可以從產(chǎn)品降價(jià)的直接原因是公司快速發(fā)展的規模效應而使成本降低，資產(chǎn)重組所帶來(lái)的間接成本下降，公司回饋消費者的降價(jià)行為等等。

并提供可能的數據和使用結果來(lái)進(jìn)一步說(shuō)明產(chǎn)品質(zhì)量并沒(méi)有下降；

比如經(jīng)常遇到的“公司裁員問(wèn)題”，可以從公司提高運營(yíng)效率，減少不利于公司發(fā)展的成本角度，或者說(shuō)明“公司出于戰略發(fā)展的需要，與部分員工提前解除勞動(dòng)合同在所難免，同時(shí)公司正組織這些員工培訓和學(xué)習，幫助他們尋找新就業(yè)崗位等等來(lái)化不利為有利。

做新聞發(fā)布會(huì )得事先從多角度地考慮問(wèn)題并預先到可能的情況，盡可能從正、反各方面去思考和準備各種問(wèn)題及答案，提煉要點(diǎn)，使相關(guān)人員在答記者問(wèn)時(shí)能從容不迫。

2、當新聞發(fā)布會(huì )的主題涉及因競爭對手或者該重大事件過(guò)于敏感并必須避免惡意誤讀而引發(fā)社會(huì )問(wèn)題時(shí)，需要做好邀請記者的篩選工作及發(fā)布會(huì )現場(chǎng)的“保衛”工作，比如不邀請只關(guān)注反面報道的個(gè)別記者，謝絕那些不請自來(lái)的陌生記者或者不明身份的陌訪(fǎng)者。對于有些敏感事件，媒體總是趨之若鶩，但現在媒體界也存在良莠不齊，職業(yè)道德標準有高下之分的現象。有些記者會(huì )唯恐天下不亂，甚至出于某種動(dòng)機或者商業(yè)競爭目的驅使而帶著(zhù)有色眼鏡來(lái)看待和報道事件，這種情況也越來(lái)越被企業(yè)所關(guān)心和擔憂(yōu)，于是對記者的“選擇性拒絕”也成為辦新聞發(fā)布會(huì )的工作之一。

3、有些目標媒體在當地無(wú)記者站或者常駐人員，可能會(huì )涉及遠道而來(lái)的外地記者，既然邀請了，人家來(lái)一趟不容易，一定要注意給予對方充分尊重和重視，最好能安排專(zhuān)人接待，在細節方面比如前期接待、溝通交流和事后歡送等等照顧到，因為外地記者畢竟不會(huì )象本地記者一樣常聯(lián)系常溝通，所以最忌諱把別人冷落一旁。

4、一視同仁的原則。到場(chǎng)的記者無(wú)論是大報還是小報的，主流還是非主流媒體的，新手還是資深記者，要做到一視同仁，最起碼在現場(chǎng)的禮節如態(tài)度上不要厚此薄彼，不要因對方是小報或者月刊雜志記者而有所偏頗，如果自己招呼不過(guò)來(lái)，可以安排相應的同事照應到，尊重別人的結果往往會(huì )是得到很好的回報。

5、對于危機處理的發(fā)布會(huì )，如果能邀請第三方權威機構人員如當地行業(yè)的主管部門(mén)領(lǐng)導、行業(yè)協(xié)會(huì )領(lǐng)導甚至政府部門(mén)領(lǐng)導前來(lái)，再好不過(guò)，請他們現身說(shuō)法。第三方客觀(guān)公正的角色和特有的權威性都有利于為外界提供更加強有力的聲音。