會(huì )議復盤(pán)工具

    時(shí)間：2022-05-27

 復盤(pán)工具1：

這個(gè)復盤(pán)法有4個(gè)步驟

即Goal（目標回顧）、Result（結果陳述）、Analysis（過(guò)程分析）、Insight（歸類(lèi)總結），

被稱(chēng)為“GRAI復盤(pán)法”。

具體來(lái)說(shuō)，可以按照這個(gè)順序來(lái)展開(kāi)：

① 回顧目標：當初的目的或期望是什么

② 評估結果：和原定目標相比有哪些亮點(diǎn)和不足

③ 分析原因：事情成功和失敗的根本原因，包括主觀(guān)和客觀(guān)兩方面

④ 總結規律：通過(guò)以上的分析找到事物更有效、更符合本質(zhì)規律的做法，比如需要實(shí)施哪些新舉措，需要繼續哪些措施等。

復盤(pán)工具2：

3W工作復盤(pán)會(huì )，主要使用ZOOM分組研討+石墨文檔在線(xiàn)編輯的方式。

在會(huì )議開(kāi)始前，我們要做足夠的會(huì )前準備：

 

一、What：回顧目標，明晰成果。

操作要點(diǎn)：1.回顧任務(wù)總目標；2.回顧目標的達成情況

注意事項：請項目負責人提前準備關(guān)于目標的數據信息，以及目標達成的數據情況、并現場(chǎng)發(fā)布。

示例：課程開(kāi)發(fā)指標分析

目標1：通過(guò)內部分工，于x日之前完成x門(mén)課程開(kāi)發(fā)（PPT、大綱）-90%

目標2：完成x門(mén)課程錄制并在x月底之前全部上線(xiàn)（每周三門(mén)）-60%

目標3：通過(guò)x平臺，在x月x日之前完成銷(xiāo)售課程x份，持續影響客戶(hù)-30%

目標4：線(xiàn)下訂單數量在x月x日之前達到x個(gè)，涉及金額x萬(wàn)-30%

二、So What：反思總結

【從好的部分來(lái)看】

操作步驟：

1.針對達成的目標，做得好的有哪些？可以總結哪些經(jīng)驗？

2.利用在線(xiàn)工具先發(fā)散出好的部分，通過(guò)分享去重，形成共識的部分；

3.分小組討論從好的部分中總結提煉的經(jīng)驗有哪些？

應用要點(diǎn)：

1.好的部分來(lái)自數據中標準綠的部分，要有的放矢、不能漫談；

2.經(jīng)驗總結部分要有具體動(dòng)作，可以復制，重復使用。

【從需要改善的部分來(lái)看】

操作步驟：

1.針對沒(méi)有達成的目標，需要改善的問(wèn)題是什么？可以總結出哪些教訓？

2.利用在線(xiàn)工具針對紅燈部分提煉關(guān)鍵問(wèn)題，最好1-2個(gè)；

3.利用ZOOM分組工具分小組探析更深層次的原因有哪些？小組分享，形成待改善的關(guān)鍵問(wèn)題；

4.根據時(shí)間和目標決定是否要抓取教訓

應用要點(diǎn)：

1.關(guān)鍵問(wèn)題不用太多，如果太多要分階段做；

2.問(wèn)題的根因要小組之間互相質(zhì)詢(xún)。

三、Now What：行動(dòng)改進(jìn)

操作要點(diǎn)：

1.接下來(lái)的改進(jìn)行動(dòng)是什么？哪些是需要堅持做的，哪些是需要增加的，哪些是需要停止做的？

2.將好的經(jīng)驗和教訓讓大家看到，分小組探討堅持、增加、刪除的有哪些？

3.白板輪換，讓小組互相優(yōu)化和質(zhì)疑，確保達成共識。

注意事項：

1.要多回顧前面的內容，讓小組基于前面討論的內容聚焦行動(dòng)；

2.白班輪換的指令要清晰明確。

相比較快速總結會(huì )和項目復盤(pán)研討會(huì )而言，3W工作復盤(pán)更加適合事件和小型項目，不會(huì )過(guò)于簡(jiǎn)單，也不會(huì )過(guò)于復雜。

 

而在在線(xiàn)工作復盤(pán)會(huì )中，我們仍然要注意：

1.環(huán)環(huán)緊扣，基于數據部分提煉經(jīng)驗和教訓，不要太發(fā)散，引導師要經(jīng)常提醒；

2.在線(xiàn)時(shí)間有限的情況下需要提前準備數據，讓大家共同看見(jiàn)；

3.有些問(wèn)題達不成一致的時(shí)候要暫懸，休息下再決定怎么處理。

 復盤(pán)工具3：

OKR復盤(pán)會(huì )的三大關(guān)鍵：
第一、對齊認知 —— OKR復盤(pán)會(huì )的「第一性原則」
這個(gè)會(huì )議不以「效率」為第一目標，而是以「對齊認知」（Everyone on the same page）為第一目標。因為平時(shí)交流不夠充分，所以要創(chuàng )造環(huán)境，留足時(shí)間，讓大家交流。開(kāi)會(huì )的過(guò)程有點(diǎn)像燉湯，小火慢燉，到一定時(shí)候，食物的味道會(huì )自然揮發(fā)出來(lái)，大家之間無(wú)間交流的感覺(jué)也會(huì )逐步體現。
第二、統一站位 —— 對齊認知的前提
支撐「對齊認知」有一個(gè)基礎，即要讓所有參會(huì )者都能站在「集體」的位置考慮全局利益，而不是自己的角度考慮局部利益。我們稱(chēng)之為「統一站位」。舉個(gè)例子，公司高管平日都有兩頂帽子，一個(gè)叫部門(mén)主管，另一個(gè)叫企業(yè)經(jīng)營(yíng)者。來(lái)參加這個(gè)會(huì )議時(shí)，就要能切換到企業(yè)經(jīng)營(yíng)者角度。這是「對齊認知」的前提。
第三、閉關(guān)開(kāi)會(huì ) —— 升華復盤(pán)會(huì )氛圍的必要條件
日常開(kāi)會(huì )時(shí)，大家不可避免的要看手機，操作電腦，出去接聽(tīng)電話(huà)，這些對于OKR復盤(pán)會(huì )的氛圍都是極大傷害。其實(shí)OKR復盤(pán)會(huì )看得好不好，有一個(gè)潛在的關(guān)鍵點(diǎn)就是看會(huì )議氛圍：大家是否進(jìn)入一種坦誠相待的狀態(tài)。而如果一個(gè)會(huì )議總是被干擾，被中斷，是無(wú)法進(jìn)入這種狀態(tài)的。所以OKR復盤(pán)會(huì )最好在閉關(guān)情況下進(jìn)行，比如找周末的下午進(jìn)行。
OKR復盤(pán)的基本流程
復盤(pán)的系統很簡(jiǎn)單，包含兩大類(lèi)問(wèn)題共6個(gè)問(wèn)題。
第一、當季度OKR設定和執行情況
包含：
當季度OKR目標設定是否OK？
當季度OKR執行是否到位？
季度OKR執行過(guò)程中，有什么地方好，有什么地方不好？
怎樣采取措施，固化經(jīng)驗，防止問(wèn)題再次發(fā)生。
第二、對比年度OKR和季度OKR
季度OKR的進(jìn)展是否有效支撐了年度OKR的達成？
年度OKR是否需要作出調整？
在具體復盤(pán)的時(shí)候，有如下注意事項：
一定要確保合適的人參會(huì ) —— 哪些是合適的人？對季度OKR負有責任的人，除此之外，哪怕是相關(guān)，但沒(méi)有責任，都不適合參加OKR復盤(pán)會(huì )，對會(huì )議正常進(jìn)行有很大干擾。
一定要做會(huì )前充分溝通 —— 讓關(guān)鍵的與會(huì )者理解OKR復盤(pán)會(huì )的價(jià)值，給大家提前布置作業(yè)，就是讓大家提前寫(xiě)下自己對上述問(wèn)題的答案。
會(huì )議主持必須到位 —— 嚴格執行會(huì )議紀律（比如準時(shí)開(kāi)會(huì )，無(wú)手機，無(wú)電腦原則），讓所有參會(huì )者針對上述問(wèn)題，一一回答。注意，是每一個(gè)問(wèn)題，大家輪流談一圈，再開(kāi)始下一個(gè)問(wèn)題。會(huì )議主持人不要直接參與討論，他的主要職責是用各種方式維護會(huì )議秩序，確保大家在正確的討論方向上。如果個(gè)別人影響會(huì )議進(jìn)展，比如不遵守發(fā)言規則，要及時(shí)公開(kāi)指出并糾正。此時(shí)必須體現出權威性，否則就無(wú)法維持會(huì )議的儀式感。
復盤(pán)的收獲
第一、對齊所有人認知
前面說(shuō)過(guò)OKR復盤(pán)會(huì )的第一性原則是以「對齊認知」為首要目標，為何這樣講？因為復盤(pán)看的是「結果」，好的結果來(lái)自于「正確的目標設定」和「執行到位」。而無(wú)論執行還是目標設定，其效果都取決于「共識」，即大家對于企業(yè)的外部環(huán)境與挑戰，企業(yè)內的組織和資源，關(guān)鍵崗位的人員與職責，主攻方向和打法等方面是否有共同的認知？如果這些方面缺少共識，其實(shí)大家無(wú)法認同一個(gè)目標，自然也不會(huì )有好的執行。
OKR復盤(pán)會(huì )有兩個(gè)基盤(pán)，分別是季度OKR的設定和季度OKR的執行結果，這兩個(gè)都是客觀(guān)現實(shí)，通過(guò)觀(guān)察客觀(guān)現實(shí)，并且如實(shí)回答上述OKR復盤(pán)的問(wèn)題，就能充分挖掘出大家內心的想法，這些想法拼起來(lái)，就是一個(gè)完整的世界。比如通過(guò)復盤(pán)，我們能看到每一個(gè)團隊的管理能力，包含設定目標的水準和使命必達的文化都能顯現在燈光下，360度無(wú)死角。大家很容易對這個(gè)團隊管理水平達成共識，也能發(fā)現改進(jìn)的機會(huì )點(diǎn)。
第二、發(fā)現「房間里的大象」
「房間里的大象」指的是那種大家平時(shí)都能意識到，也知道很重要，但是卻總是在躲避的事情或者人。這體現出深層次的矛盾，一種大家共同不愿意面對的深層次矛盾。OKR復盤(pán)會(huì )通過(guò)挖掘每個(gè)人內心的想法，同時(shí)讓大家在無(wú)壓力的情況下說(shuō)出來(lái)，引起共鳴，從而把「房間里的大象」找到，呈現在桌子上。
其實(shí)具體到每個(gè)人的工作和生活，都有「房間里的大象」若隱若現，但出于逃避心理，我們一般都會(huì )視而不見(jiàn)，選擇與之和平共處，直到有一天忍無(wú)可忍。但是對一個(gè)組織而言，如果等到忍無(wú)可忍的時(shí)候再去面對「房間里的大象」，損失就太大了。
OKR復盤(pán)會(huì )不僅談目標設定和完成情況，也談深層次的矛盾，也談那些讓我們糾結的人。通過(guò)坦誠面對這些問(wèn)題，我們能有勇氣面對「房間里的大象」。
第三、找到「自評和自我批評」的切入點(diǎn)
以前想在組織內推行「批評與自我批評」，但是一直沒(méi)有找到合適的切入點(diǎn)，因為很多人并沒(méi)有做過(guò)「務(wù)虛」，也不知道這種「務(wù)虛」的價(jià)值。但是通過(guò)OKR復盤(pán)會(huì )，發(fā)現切入點(diǎn)。
我們需要參會(huì )的每個(gè)人說(shuō)出自己內心的答案，這里有一個(gè)前提，需要大家都能站在組織的層面，而不是自己團隊的層面，這一點(diǎn)非常關(guān)鍵。如果大家此時(shí)還坐在各自部門(mén)的角度，就無(wú)法繼續進(jìn)行。請大家分別講出自己擔心，彼此之間坦誠相待。只要會(huì )議主持人能維持會(huì )議氛圍，大家會(huì )自然進(jìn)入「批評與自我批評」的狀態(tài)，因為討論是圍繞「事」展開(kāi)，而且會(huì )議要求「人人平等」，每個(gè)人都需要坦誠?？梢哉f(shuō)，這是做OKR復盤(pán)之后一個(gè)意外的收獲 —— 通過(guò)「OKR復盤(pán)」這種務(wù)實(shí)，來(lái)達到「批評與自我批評」這種務(wù)虛的目的。
OKR 復盤(pán)的整個(gè)過(guò)程中，很重要的一個(gè)主線(xiàn)是“問(wèn)責”，問(wèn)責的目的不是“獎懲”，而是要建立一個(gè)有承擔的團隊，從高層到基層，不斷的反省和承認錯誤，通過(guò)試錯來(lái)學(xué)習和成長(cháng)，從而應對復雜的現實(shí)。
復盤(pán)的另外一個(gè)核心任務(wù)是關(guān)注承諾型 OKR 的達成，這個(gè)是組織和團隊中很容易忽略的一點(diǎn)。在 OKR 的實(shí)施過(guò)程中，組織和團隊必須協(xié)調資源力保承諾型 OKR 的完成。理論上來(lái)說(shuō)，承諾型 OKR 一般都是組織中事關(guān)生死的事情，其聚焦當下，解決的是溫飽；挑戰型 OKR 一般是面向未來(lái)，關(guān)注于發(fā)展和增長(cháng)創(chuàng )新，奔向小康的。
如果一個(gè)團隊的承諾型 OKR 沒(méi)有完成，團隊領(lǐng)導應該快速進(jìn)行團隊盤(pán)點(diǎn)，認真協(xié)助團隊發(fā)現問(wèn)題及改進(jìn)。如果承諾型 OKR 的完成總是出現問(wèn)題，團隊可能要進(jìn)行調整，需要對團隊目標、團隊優(yōu)先級、團隊資源、團隊技能等進(jìn)行深度挖掘，找到力保承諾型 OKR 完成的措施。
通過(guò)個(gè)人、團隊、組織不同層級的復盤(pán)，不斷使得公司進(jìn)入認知和學(xué)習的正向循環(huán)中，不斷在核心業(yè)務(wù)上完成挑戰和突破，從而帶來(lái)組織的高速增長(cháng)。這個(gè)在“系統思考”中稱(chēng)為“增強回路”，也就是大家俗稱(chēng)的“增長(cháng)飛輪”，這個(gè)在亞馬遜身上有著(zhù)非常明顯的體現。我們說(shuō)的“指數型增長(cháng)”和“10X 倍速增長(cháng)”，都是指這個(gè)。